Upravljanje vremenom pravila su samoorganiziranja davanjem prioriteta popisima obveza. Postoje različiti načini samoorganiziranja, a oni ovise o tome tko ste: vođa, izvođač ili menadžer "srednje razine". Ovaj će se članak usredotočiti na upravljanje vremenom za rukovoditelje.
Vođa, slobodnjak, samostalni poduzetnik samostalno donosi odluke i snosi osobnu odgovornost za njih, pa mu je važno odrediti prioritete, postaviti ciljeve i moći delegirati ono što ne zahtijeva njegovo osobno sudjelovanje.
Tehnike upravljanja vremenom za menadžera:
Sustav ABC
Prioritetno sastavljanje popisa obveza. Pitanja prioriteta A su izuzetno važna. Prioritetni poslovi "B" su samo važni, a onda "C" nisu važna pitanja. Svi zadaci s popisa izvode se redom po prioritetu i ne možete prijeći na sljedeću grupu dok ne dovršite zadatke iz prethodne. Pomoću ovog popisa obveza na kraju dana ili sutradan lako je analizirati koliko je vremena potrošeno radeći najvažnije stvari, a koliko vremena izgubljeno na ostalo. ABC sustav izvrstan je za svakodnevno planiranje.
Eisenhowerova matrica
Bit ove matrice je da su aktivnosti i aktivnosti podijeljene u sljedeće skupine:
- "Hitno i važno". Prvo ih treba obaviti.
- "Važno, ali ne hitno." To su djela i projekti koji nas promoviraju u kojima se možemo razvijati. Takve stvari trebate raditi sustavno, one oduzimaju puno vremena. Moguće je odvratiti pozornost od važne, ali ne hitne stvari samo za hitnu i važnu stvar (1).
- "Hitno, ali nije važno." To je sve što nas odvlači od važnih stvari. Takvi slučajevi ne donose nam nikakvu korist, njihova provedba mora biti delegirana što je više moguće.
- "Nije hitno i nevažno." Najbolje je ne raditi takve stvari dok ne postanu "hitne i važne" ili "važne, ali ne hitne".
Eisenhower matrica prikladna je za planiranje dana ili mjeseca.
Još jedan trik upravljanja vremenom glave -
Bostonska matrica
Koristi dva kriterija:
- Benefit (je li posao trenutno isplativ?);
- Perspektiva (Je li slučaj obećavajući?). To znači da od projekta nema neposredne koristi, ali je moguća u budućnosti.
I, ovisno o odgovorima na ova pitanja, projekti su podijeljeni u kategorije:
- Projekt koji je profitabilan i razvija se kategorija Zvijezda.
- Projekt koji zahtijeva puno rada za buduće beneficije je kategorija Problematično dijete. Možda od "Teškog djeteta" u budućnosti neće biti smisla, ali ako sve uspije, donijet će super-rezultate i postati nova "Zvijezda".
- Projekti koji donose koristi, ali nemaju perspektivu - "Gotovinske krave".
- Projekti - "Psi". Ovi projekti zahtijevaju puno truda, ali nemaju mogućnosti razvoja i ne donose koristi.
Slijedeći princip bostonske matrice, glavnu pozornost treba posvetiti projektima - "Zvijezde", od "Psi" odbijamo u potpunosti. Ako "Teško dijete" postane "Pas", također ga treba napustiti. Projekti Cash Cows dobivaju onoliko pažnje koliko im je potrebno, ali ne i više. Gotovinske krave također mogu postati psi i prema njima se ophoditi.
