Sastanak tima može biti učinkovit način za analizu različitih radnih situacija, uključujući sukobljene situacije. Javno raspravlja o kontroverznim pitanjima i donosi odluke koje obvezuju svakog zaposlenika. Kolektivnom sastanku treba prethoditi puno pripremnih poslova.
Upute
Korak 1
Formulirajte glavnu temu sastanka. U pravilu se održava kolektivni sastanak o jednom aktualnom pitanju. To može biti, na primjer, analiza rada organizacije u godini ili prijelaz na skraćeno radno vrijeme.
Korak 2
Razmislite o svom dnevnom redu. Njegove točke bit će posebna pitanja o kojima treba razgovarati. Trebalo bi ih biti najmanje dvoje, a ne više od pet. Razvrstajte pitanja prema opadajućoj važnosti. Ako je tema sastanka prilično široka, stavite "Razno" kao posljednju točku dnevnog reda. Ovdje možete malo odstupiti od glavne teme i razgovarati o malim problemima koji trenutno brinu tim.
3. korak
Pripremite zvučnike. Nadležni zaposlenik, čije se mišljenje smatra mjerodavnim u timu, trebao bi govoriti o svakoj točki dnevnog reda sastanka. Upozorite ga na predstojeći izvještaj 1-2 tjedna unaprijed kako bi osoba mogla mirno razmisliti o svojoj poruci. 2-3 dana prije sastanka razgovarajte sa svakim govornikom, provjerite je li tekst njegovog govora spreman i odgovara navedenoj temi.
4. korak
Pripremite sobu za sastanke. Dobro je ako vaša organizacija ima dvoranu za sastanke ili drugu sobu za sastanke. U suprotnom koristite najveću moguću sobu. Na dan sastanka trebat će biti instalirano dovoljno stolica i priključeni i postavljeni projektor, računalo i mikrofon, ako postoje. Također možete unaprijed dogovoriti posebne mape za svakog sudionika sastanka s dokumentima o kojima će se raspravljati.
Korak 5
Obavijestite sve zaposlenike o datumu, vremenu i mjestu sastanka. Upotrijebite jednu od tradicionalnih metoda: objavljivanje podataka na oglasnoj ploči, slanje e-pošte, pozivanje šefova strukturnih odjela, osobni razgovor sa svakim zaposlenikom. Vaš izbor ovisit će o tradiciji tvrtke i broju zaposlenih.
Korak 6
Registrirajte sudionike prije početka sastanka. Kasnije ćete ovaj popis priložiti protokolu. Obavezno započnite sastanak u vrijeme koje je bilo zakazano i najavljeno za zaposlenike. Ne čekajte zakasnele, pokažite važnost i ozbiljnost događaja.
Korak 7
Najavite glavnu temu sastanka i pitanja koja će tamo biti obrađena. Zamolite tim da odabere predsjednika i tajnika za sastanak. U pravilu se za predsjedatelja bira šef organizacije ili njegov zamjenik, a za tajnika službenik ili upravitelj ureda. Predsjedavajući će voditi sastanak, održavati red i poštivati pravila. Dužnosti tajnika uključuju vođenje detaljnog protokola: bilježenje govora govornika, pitanja za njih, rasprave i prijedloge.
Korak 8
Držite se utvrđenog vremenskog slijeda za govor, inače vaš rizik riskira odugovlačenje do ponoći i nikad donošenje odluka. U pravilu glavni govornici imaju na raspolaganju 15-20 minuta, ali ne više od 30. Sugovornici o sporednim pitanjima trebali bi biti u roku od 10-15 minuta. Govor publike iz publike ograničen je na 2-3 minute. Na pitanje možete odgovoriti najviše 5 minuta. Ako je vrijeme premašeno, čvrsto se podsjetite na pravila.
Korak 9
Nakon što se dnevni red sastanka riješi i svi održe govor, kratko sažeti sastanak. Ako su donesene važne odluke, njihov nacrt treba pročitati naglas svim prisutnima.
Korak 10
U roku od dva dana nakon sastanka morate pripremiti konačnu verziju zapisnika i donesenih odluka. Zapisnik se mora usuglasiti i potpisati od strane predsjedavajućeg sastanka. Odluke i rokove za njihovu provedbu upoznajte sa svim zaposlenicima koji ih moraju provesti.
