Ponekad se ljudi koji koriste pisma za poslovnu komunikaciju pitaju je li moguće na bilo koji način utjecati na odluku adresata. Neki ljudi misle da je to nemoguće; drugi na pitanje odgovaraju potvrdno. Tko je u pravu? Poslovna korespondencija vrlo je osjetljiv posao. Nakon ispunjavanja pisma, morate iskazati poštovanje prema adresatu, biti korektni i nenametljivi! Možete utjecati na osobu putem papira, ali za to morate slijediti neka pravila.
Uspostavljanje psihološkog kontakta
Psihološki kontakt u poslovnoj korespondenciji vrlo je važan, jer je u njegovu odsustvu suradnja gotovo nemoguća. Obavezno se obratite adresi koristeći riječ "Dragi". Nikad ne skraćujte riječi u zaglavlju. Odnosno, ako osobu ne poznajete dobro, možete se prijaviti na sljedeći način: „Dragi gospodine Petrov“, a ne „Uv. Gospodine Petrov ".
Ako ste prethodno upoznali osobu i razgovarali o nekim temama koje se odnose na vaš posao, svakako upotrijebite ovu činjenicu u uvodu. Ako niste upoznati s adresatom, raspitajte se o njegovoj tvrtki.
Primjer uvoda.
1. Dragi Petre Petroviču! Na poslovnom sastanku koji se održao u restoranu Angara 12. listopada ove godine razgovarali smo o temi ulaganja u mala poduzeća.
2. Poštovani gospodine Petrov! Saznali smo da je vaša tvrtka lider u regiji Irkutsk u proizvodnji tračnih pila. Naša tvrtka bavi se proizvodnjom pilana. Željeli bismo surađivati s vama u budućnosti.
Ako postanete svjesni da je šef organizacije jako zabrinut za svoju reputaciju i traži partnere, možete ga pitati za savjet. Takva osoba rado će pristati pomoći, jer vi možete utjecati na reputaciju tvrtke. Vrlo je prikladno surađivati s takvom organizacijom, jer će upravitelj pokušati ispuniti sve uvjete ugovora, kako ne bi zaradio negativne kritike.
Pronalaženje argumenata i činjenica
Da biste uvjerili klijenta da ste u pravu, morate pronaći argumente. Oni su srednji, jaki i najjači. Psiholozi savjetuju da se pri sastavljanju slova pridržavaju slijedećeg slijeda: jak - srednji - najjači.
Oni jaki uključuju sljedeće argumente:
- Prezentacija će predstaviti najnovija dostignuća u opremi za proizvodnju tračnih pila.
- Cijena ponuđene opreme bit će 30% niža od tržišne.
Prosječne činjenice uključuju:
- Sudionici prezentacije imat će priliku vidjeti novu opremu na djelu, kao i dobiti savjet o radu uređaja.
- Jamstvo za ponuđenu opremu povećat će se za 2 godine.
Oni jaki uključuju sljedeće argumente:
- Na kraju prezentacije održat će se promocija čiji će sudionici pri kupnji opreme moći potpuno besplatno dobiti drugu.
Pronalaženje problema adresata
Prije nego što predložite nešto, pokušajte pronaći razlog koji bi čitatelja mogao navesti na korištenje vaših usluga ili kupnju proizvoda od vas. Na primjer, nudite uslugu prijevoza tereta. Pažljivo proučite rad adresata, utvrdite njegovo nezadovoljstvo. Da biste to učinili, možete poslati "špijuna". Također možete saznati koju tvrtku koristi. Zatim pronađite negativne aspekte organizacije koja obavlja prijevoz automobila. Pokušajte prepoznati problem koji se može pojaviti tijekom rada s trećom stranom.
Ako nudite opremu bolju od one koju koristi primatelj, svakako pišite o tome u pismu, pozivajući se na činjenicu da će se s vašim uređajima opseg proizvodnje dramatično povećati.
Formuliranje misli
Pokušajte pravilno formulirati svoje misli. Na primjer, psiholozi savjetuju da ne koriste česticu "ne" i "niti" u poslovnoj korespondenciji.
Primjer.
Pogrešan izraz: 12. listopada ne bi vam škodilo da posjetite našu izložbu.
Točna fraza: 12. listopada bit će nam drago vidjeti vas na našoj izložbi.
Dizajn slova
Odnos adresata prema vašoj tvrtki ovisi o dizajnu odlazne korespondencije. Poslovna korespondencija uključuje upotrebu poslovnog zaglavlja. Ne biste trebali eksperimentirati s fontom i veličinom, bolje se odlučiti za standarde, odnosno font Times New Roman i veličinu 12. Iako su to sitnice, ali na psihološkoj razini to ima velik utjecaj na osobu!
