Za službenika novaka dizajn dolazne korespondencije može biti test snage. Međutim, čim se postupak raščlani na jednostavne i razumljive korake, postaje neugledan dio radnog dana.
Upute
Korak 1
Svi dokumenti koje organizacija primi moraju biti registrirani istog dana, bez obzira na to kako su tamo stigli (e-poštom, kurirom, faksom itd.). E-mailovi se moraju ispisati, telefonske poruke moraju biti snimljene.
Korak 2
Stupac br. 1 časopisa označava datum primitka svakog dokumenta. Stupac # 2 - njegov registracijski broj. Broj se dodjeljuje redoslijedom primanja, pri čemu svaka kalendarska godina počinje s jednim. Zatim se provjerava svaki isporučeni dokument: je li isporučen ispravno, je li paket netaknut. Ako nije označeno "osobno", otvara se omotnica ili vrećica i provjerava se sadržaj. Ako postoji inventar, oni ga provjeravaju. Ako neki od navedenih dokumenata nedostaju, trebate sastaviti odgovarajući akt i staviti bilješku u dnevnik dolazne korespondencije u odjeljku "Bilješke". Broj listova s prilozima naveden je u stupcu br. 3.
3. korak
Vrsta korespondencije upisuje se u stupac broj 4. To može biti zahtjev, izvješće o pomirbi, pismo, potvrda, brzojav, obavijest itd. Sljedeća dva stupca označavaju pošiljatelja i odlazni broj pisma.
4. korak
Sažetak pošiljke mora biti naveden u stupcu br. 7. Na primjer, „O pružanju potvrde o dugu AA Ivanova. banka "ili" Zahtjev za preračun plaća VV Sidorove ".
Korak 5
Tada se korespondencija dijeli adresatima, a nakon primanja rješenja unosi se u stupac br. 8, naznačujući u sljedeća dva izvršitelja i rok za izvršenje dokumenta. Bilješke označavaju da je dokument izvršen i gdje je arhiviran.
