Trenutno niti jedno ozbiljno poslovanje ne može bez poslovne korespondencije, pa je svladavanje njegovih vještina izuzetno važno u modernom društvu. Štoviše, ove su vještine potrebne ne samo vlasnicima poduzeća, već i običnim zaposlenicima koji se mogu dopisivati s partnerima tvrtke.
Upute
Korak 1
Usredotočite se na svrhu dopisivanja i držite se toga u pismu. Da biste to učinili, prije svega je potrebno shvatiti da svaka komunikacija slijedi potrebu za informiranjem sugovornika ili njegovih uvjerenja. Ovisno o određenoj situaciji, naglasak se može pomaknuti na jednu stranu.
Korak 2
Stvorite pozitivnu poslovnu sliku u očima sugovornika. Taj se korak ni u kojem slučaju ne smije zanemariti ili s nemarom postupati s njim, jer će formirani odnos prema pošiljatelju pisma, čak i nakon letimičnog čitanja, adresatu ostati dugo u sjećanju. Na poslovnu sliku pisma utječe šest glavnih kriterija, kao što su: točan odabir predmeta pisma, vrijeme odgovora na pismo, točna osobna žalba, izražavanje zahvalnosti za čitanje pisma, završavanje slova na pozitivna bilješka i točan potpis pošiljatelja.
3. korak
U pismu oblikujte odnos lojalnog klijenta prema sebi ili svojoj tvrtki. Prema marketinškim stručnjacima, oko 80% dobiti tvrtke dolazi od njezinih redovitih kupaca, pa bi se prema njihovim zahtjevima trebalo postupati s posebnom pažnjom. Da biste povećali lojalnost redovitih kupaca, trebali biste kontrolirati sljedeće tri točke u pismu: obratite pažnju na potrebe klijenta, upotrijebite rječnik adresata u tekstu pisma i poštujte logiku adresata. Samo približivši se klijentu, pošiljatelj će moći u potpunosti udovoljiti njegovim željama.
4. korak
Podijelite slovo na semantičke komponente. U ovom će slučaju adresatu zvučati uvjerljivije. Tri su takve komponente: informacije o tome što pošiljatelj nudi, jasna poruka o tome kako će primatelj imati koristi i uvjerljivi argumenti koji dokazuju glavne poante pisma.
Korak 5
Strukturirajte rečenice tako da jasno odgovaraju normama jezika na kojem su napisane. Ova pravopisna značajka utječe na čovjekovu percepciju informacija. Rasporedite članove rečenice najjednostavnijim prihvaćenim redoslijedom za određeni jezik. Same rečenice trebale bi biti sažete i lako razumljive. Između odlomaka stavite dodatne razmake kako biste čitatelju olakšali razumijevanje informacija.
