Ne postoji općeprihvaćeni obrazac za takve dokumente, ali poželjno je poštivanje općih zahtjeva koji proizlaze iz same logike poslovne komunikacije. Dakle, iz prvih redova svake poruke trebalo bi biti jasno kome je upućena, od koga, po kojem pitanju i kako kontaktirati autora. Sve će to pojednostaviti obradu dokumenta i prijenos vlasništva. To znači da će povećati šanse za pozitivan odgovor.
Potrebno
- - Računalo;
- - uređivač teksta;
- - pisač ili e-pošta.
Upute
Korak 1
Prvi redak pisma mora sadržavati barem ime organizacije. U idealnom slučaju, ovo bi trebala biti određena osoba s imenom i naslovom, ali, u principu, nije nužno. U bilo kojoj će organizaciji shvatiti čiju je nadležnost pitanje na koje se prijavljujete i proslijedit će ga onome na koga bi trebalo.
Čak i ako se obraćate poruci prvoj osobi, nije činjenica da će je netko sam pročitati. Najvjerojatnije će potpisati za podređene.
Korak 2
Navedite tko ste. Ako se prijavljujete u ime organizacije, najbolje je upotrijebiti zaglavlja i u svom potpisu navesti svoj položaj i puno ime. U slučaju da se ponašate kao privatna osoba, prezime, ime i prezime i prezime bit će dovoljni u cijelosti. Za hitniji kontakt možete navesti svoj telefonski broj, adresu e-pošte i druge načine komunikacije.
3. korak
U naslovu na sadržajni dio vašeg pisma navedite kojoj vrsti pripada: zahtjev za informacijama (ako tražite odgovor na određena pitanja), prigovor, zahtjev ili prigovorno pismo (primjenjivo ako se radi o kršenju svoja prava predstavnika organizacije, posebno potrošača), ponudu (uključujući komercijalnu ponudu). Moguća je i opcija "žalba".
U donjem retku preporučljivo je naznačiti predmet pisma, ukratko formulirajući njegovu suštinu: što želite pitati, čije radnje, zaposlenike u kojoj organizacijskoj jedinici smatrate nezakonitim itd.
Kada šaljete pismo e-poštom, nemojte zanemariti polje "Predmet" ni u tu svrhu. Napokon, o njegovom sadržaju ovisi hoće li se pismo pročitati ili ubiti.
4. korak
Recite primatelju što vas je točno potaklo da ga kontaktirate. Ako je ovo incident, navedite sve okolnosti: kakve radnje poduzete protiv vas smatrate nezakonitima, koje odredbe zakona, prema vašem mišljenju, proturječe.
Ako nešto ponudite, formulirajte suštinu prijedloga, usredotočite se na koristi koje primatelj može dobiti prihvatanjem, na vaše snage koje su za to bitne.
Ako od državne organizacije tražite pojašnjenja, dovoljno je pozvati se na Ustav i zakon "O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije".
Općenito, ponašajte se prema okolnostima.
Korak 5
Navedite suštinu onoga što tražite (uostalom, to je svrha zbog koje je napisana vaša poruka): mjere za koje očekujete i vjerujete da su dovoljne za ostvarenje vaših prava, navedite pitanja na koja biste željeli dobiti odgovor do itd.
Ako je pismo povezano s konfliktnom situacijom i upućeno je krivcu organizacije, neće biti suvišno navesti mjere u slučaju primanja nemotiviranog odbijanja ili ignoriranja pisma. Na primjer, podnošenje tužbe i traženje naknade za moralnu štetu.
Korak 6
Pretplatite se na kraju. Ako se prijavljujete kao privatna osoba, dovoljni su potpis (u papirnatom obliku) i datum. Ako će kao predstavnik organizacije biti potrebna naznaka položaja i prezimena s inicijalima.
