Rezultati sastanaka zahtijevaju dokumentarno snimanje u obliku zapisnika. Pri izradi ovog dokumenta važno je prikazati glavnu poantu rasprave, iznoseći cjelokupnu raspravu što je moguće jezgrovitije.
Zapisnik nakon sastanka sastavlja tajnik sastanka, koji tijekom rasprave mora ili zabilježiti, ili voditi diktafonsku evidenciju. Druga je opcija najoptimalnija za rješavanje mogućih sporova.
Vizualno se dokument sastoji od sljedećih dijelova:
- opće informacije;
- dnevni red sastanka;
- rasprava i donesene odluke.
Opće informacije
Ovaj blok informacija uključuje naslov, mjesto (grad, datum, vrijeme sastanka), popis prisutnih osoba. Naslov sastanka je naslov. Na primjer, sastanak radne skupine za kadrovska pitanja. Datum i vrijeme označavaju podatke o izravno održanom sastanku, a ne o datumu potpisivanja protokola.
Ako sastanak održava stalna struktura (povjerenstvo, radna skupina itd.), Tada općeniti podaci ukazuju na puno ime stalnog predsjednika i tajnika sastanka.
Prilikom sastavljanja popisa nazočnih treba navesti imena radnih mjesta i mjesta rada pozvanih. Ovaj blok informacija započinje riječju "Prisutan". U slučaju da sastanak predviđa glasovanje, tada su prisutni u zapisniku podijeljeni u dvije skupine - s pravom glasa i bez prava sudjelovanja u glasanju.
Dnevni red sjednice
Dnevni red sastanka formira se prije sastanka. Međutim, postoje iznimke, na primjer - za hitne sastanke. Ovaj blok navodi pitanja sastanka bez navođenja govornika i vremenskog ograničenja za izvještaje. Čak i ako je sastanak sazvan radi rasprave o jednom pitanju, on nije uključen u naslov dokumenta, već je sastavljen u obliku dnevnog reda.
Ovisno o vremenskom ograničenju govora, predstavljeni dnevni red može automatski odobriti ili predsjedatelj staviti na glasanje. U ovom slučaju, rasprava započinje pitanjem odobravanja dnevnog reda sastanka. Ako nema prigovora, tada je u zapisniku takva odluka formalizirana na sljedeći način: "Pitanje usuglašavanja dnevnog reda stavljeno je na glasanje." Slijede rezultati glasovanja u obliku: "Glasovalo: za - (broj glasova), protiv - ne, suzdržani - ne."
Rasprava i donošenje odluka
Najveći blok pitanja rezerviran je za odražavanje tijeka rasprave. Svako je pitanje na dnevnom redu stavljeno u zasebni blok, počevši od teksta s dnevnog reda. Slijedi tijek izvještaja koji se sastavlja u sljedećem obliku: „Slušano: (puno ime govornika)“. Iskusni prepisivači preporučuju ne prepisivanje govora, već ostavljanje općeg značenja, koje se može izraziti u nekoliko rečenica. Ako je važno sačuvati značenje većeg dijela izvješća, tada možete navesti teze govora ili izvatke iz prezentacije u prilogu protokola, navodeći na to referencu u tekstu dokumenta.
Isto se odnosi i na refleksiju tijeka rasprave. Ako se više govornika drži istog stajališta, njihovi se govori mogu formalizirati u sljedećem obliku: „Govornici (puna imena govornika) koji su podržali mišljenje govornika“.
Kao rezultat svakog pitanja mora se formulirati rješenje. Treba ga pripremiti unaprijed u nacrtu odluka ili ga formulirati sami sudionici sastanka tijekom rasprave. Odluke se donose u obliku specifičnih formulacija, koje moraju biti nedvosmisleno i precizno predstavljene. Odluke o isključivo informativnim govorima sudionici sastanka mogu uzeti u obzir.
Ako je na sastanku predviđeno glasovanje, zapisnici nakon svakog broja trebali bi sadržavati njegove rezultate: „Odluka je donesena jednoglasno“, „Odluka je donesena većinom glasova“, „Odluka nije donesena.“Treba podnijeti slične bilješke. u slučajevima kada se pitanja uklanjaju iz rasprave, odgađaju za drugi sastanak ili se ne razmatraju zbog odsutnosti govornika.
Na kraju zapisnik potpisuju predsjedavajući i tajnik i, ako je potrebno, ovjeruju se pečatom organizacije koja je sazvala sastanak.
