Odluka bilo kojeg sastanka pravno je obvezujuća samo ako je formalizirana u zapisniku. Zapisnici o roditeljskim sastancima, sastancima vlasnika kuća ili dioničara, naravno, razlikuju se po sadržaju, ali zahtjevi za obrazac uvijek su približno isti.
Napišite na propuhu
Nije uvijek zgodno tipkati na računalu tijekom sastanka, pa se zapisnici mogu prvo napisati na skici. Neke se informacije mogu unijeti prije početka sastanka. Iznad napišite riječ "Zapisnik", odmah ispod - naziv sastanka i datum. Još niže s lijeve strane napišite riječ "Prisustvovali". Ako se očekuje da će odluku donijeti kvalificirana ili prosta većina članova, navedite koliko je ljudi trebalo biti prisutno. To je važno, na primjer, kada je u pitanju sastanak vlasnika kuća koji moraju odlučiti o načinu upravljanja kućom, prikupljanju novca za velike popravke itd. U nastavku napišite svoj dnevni red. Ako namjeravate razgovarati o pitanjima za koja još ne znate, dodajte stavku "Razno". U nekim slučajevima treba odrediti vremensko ograničenje.
Nakon početka sastanka
Zapišite koliko je ljudi prisutno i koliko ih treba biti. Ispod dnevnog reda napišite riječ "Slušano" i stavite dvotačku. Zapišite pitanja, imena govornika i sažetak govora, točku po točku. Od govornika se može tražiti da predaju svoje govore unaprijed. U zapisnik zabilježite pitanja postavljena svakom voditelju i odgovore. Što se tiče rješenja, ona se mogu unijeti nakon svakog pitanja ili kao jedan blok na dnu protokola. Obavezno navedite koliko je ljudi glasalo "za", "protiv", koliko je bilo suzdržanih. Ispod odluka napišite imena predsjedatelja i tajnika i stavite datum. U nekim je slučajevima potrebno navesti imena svih članova predsjedništva.
Upišite tekst na računalo
Kad tipka na računalu, tajnica obično uređuje tekst. Pokušajte ga urediti tako da ne razbije značenje. To se posebno odnosi na odluke. Ne postoji jedinstveni obrazac za registraciju protokola, ali obično se primjenjuju sljedeća pravila:
- tekst se upisuje u 14 točaka s razmacima od jednog ili jednog i pol;
- poravnanje glavnog teksta - s obje strane;
- poravnanje naslova - centrirano, broj polaznika - desno;
- odlomci počinju crvenom linijom.
Upišite tekst, ne zaboravite ostaviti mjesta za potpise predsjedatelja i tajnika, kao i staviti transkripte potpisa. Datum stavite na dno. Ispišite zapisnik i pustite da ga potpišu predsjedavajući i tajnik. Postoje slučajevi kada se sastanak održava u odsutnosti. U ovom slučaju, tekstovi govora nisu napisani. Na isti se način sastavlja i ostatak protokola.
