Potok je službeni dokument koji je potreban za točno bilježenje onoga što se događa tijekom rasprave. Sada se protokoli čuvaju čak i na poslovnim sastancima i pregovorima. Ovaj dokument sadrži dosljednu evidenciju svih pitanja o kojima je raspravljala komisija i odluka donesenih kronološkim redoslijedom. Ako se ikad budete morali baviti sječom, imajte na umu da se priprema ovog dokumenta odvija u nekoliko faza.
Upute
Korak 1
Trening. Registrirajte sve sudionike sastanka, navedite, ako je moguće, abecednim redom, njihova imena, radna mjesta. Trebali biste što je točnije moguće, bez uobičajenih kratica, odražavati takve informacije u protokolu.
Korak 2
Metode sastavljanja protokola. Sve ovisi o tome kako je uobičajeno bilježiti podatke o sastancima povjerenstva u određenoj organizaciji ili tvrtki: bilo da se radi o stenografiji, zvučnom zapisu ili rukom napisanim bilješkama. Ovisno o tome, morat ćete sastaviti protokol, prepisujući prijepis ili zvučnu snimku, plus apstraktni sadržaj izvještaja koji su bili na dnevnom redu.
3. korak
Protokoli su cjeloviti i sažeti. Ako niste unaprijed upozoreni o tome koji je uzorak protokola usvojen u organizaciji, tada sami možete odlučiti što će biti prikladnije.
4. korak
Prilikom sastavljanja cjelovitog protokola morat ćete voditi evidenciju svih govora i izvještaja, karakterizirajući svaki od njih barem tezu. A kratki protokol predviđa samo snimanje imena govornika i tema njihovih govora.
Korak 5
Registracija protokola. Na takvom dokumentu moraju biti navedeni naziv organizacije, neposredni datum sastanka komisije, registarski broj, potpisi. Ovo su osnovni zahtjevi GOST-a. Bez ovih podataka protokol se smatra nevaljanim i nevaljanim.
Korak 6
Napominjemo da u tekstu protokola još uvijek postoje uvodni i glavni dio. Uvodni dio jednak je za pune i kratke zapisnike, a u njemu su navedena imena tajnika koji vodi zapisnik i predsjednika povjerenstva, kao i ukupan broj sudionika sastanka. Osobe koje nisu službeni članovi povjerenstva, ali su ipak prisutne na sastanku, u punkciji su označene kao "pozvane".
Korak 7
Niti jedan protokol nema dokumentarnu snagu dok ga ne potpišu tajnik i predsjedavajući. To je preduvjet.
