Na kraju sastanka treba izraditi protokol kako bi se utvrdio dnevni red sastanka, donesene odluke, uvjeti pod kojima će se provoditi itd. Važno je sastaviti zapisnik odmah nakon sastanka, a ne odgađati "za kasnije". Dobro je ako profesionalna tajnica može voditi zapisnik. Međutim, ako to nije slučaj, to mogu učiniti i druge osobe koje znaju određena pravila vođenja zapisnika sa sastanaka.
Upute
Korak 1
Osoba koja vodi zapisnik sa sastanka mora biti svjesna svih odluka prošlih sastanaka kako bi razumjela logiku donesenih odluka. Ako na sastanku vodite zapisnik, napravite kopije zapisnika s nekoliko prethodnih sastanaka. Na sastanku odmah dokumentirajte točke dnevnog reda.
Korak 2
Pored svake točke dnevnog reda zapišite sve misli izražene tijekom sastanka. To se može učiniti nakratko, jer će se zapisnici finalizirati ne tijekom sastanka, već nakon njega. Poanta ovih bilješki je da s njima nećete propustiti niti jednu važnu izrečenu misao. Također zapišite imena onih koji govore da biste se sjetili tko je što rekao i na koju temu. Iz izjava pišite samo činjenice, a ne osobna mišljenja ili pretpostavke.
3. korak
Samo izvršavanje protokola trebalo bi se dogoditi odmah nakon sastanka, kako se ne bi zaboravile važne točke ili zapisi ne bi izgubili. Zapisnik treba sadržavati kratki opis sastanka u poslovnom stilu. Da biste to učinili, upotrijebite neizravni govor, napišite sve u prošlom vremenu: "II Ivanov je primijetio da …".
4. korak
Sadržaj protokola trebao bi se sastojati od:
1. "velika slova" koja označavaju svrhu i datum sastanka, ponekad i vrijeme početka sastanka;
2. popisi prisutnih i neprisutnih;
3. sažetak donesenih odluka - naznačujući inicijatore tih odluka.
