Postoji mišljenje da je sastanak događaj koji se može pripremiti spontano. Zapravo, ovaj oblik poslovne interakcije zahtijeva ozbiljnu administrativnu obuku.
Tema sastanka
Razlog sastanka trebao bi formulirati inicijator. Ni u kojem slučaju nije uvijek najvažniji sudionik sastanka u tom svojstvu. Na temelju činjenice da sastanci mogu biti unutar poduzeća i uz sudjelovanje širokog spektra pozvanih, važno je definirati temu na takav način da može privući sve ljude potrebne za dijalog.
Tehničkom formulacijom teme obično upravlja administrativno osoblje ili izravno tajnik sastanka. Dnevni red sastanka slijedi iz zadane teme. Ovaj dokument uključuje sva pitanja koja su planirana za raspravu. Po prethodnom dogovoru za svako pitanje dodjeljuje se govornik kojem se određuje vremensko ograničenje za njegov govor bez uzimanja u obzir rasprave. Termin rasprave utvrđen je u dnevnom redu odvojeno.
Za bolje razumijevanje problema neće biti suvišno pripremiti brošuru koja uključuje kratke reference, statistiku ili bilo koje druge informativne informacije. Tajnik takve materijale priprema sa svakim govornikom posebno.
Završna faza pripreme dokumentaraca je izrada nacrta odluka o svakom pitanju. Ovaj dokument predstavlja rješenja predložena od izvjestitelja temeljena na raspravi. Snimaju završne rečenice koje su iznijeli govornici. Ako se sudionici ne slažu s opcijom u nacrtu odluke, tajnik ispravlja dokument.
Pozvane osobe
Dnevni red u velikoj mjeri određuje približni popis osoba koje treba pozvati da se pozabave postavljenim pitanjima. Produktivan je način pozivanja ljudi koji imaju suprotno gledište sa zvučnikom. U ovom slučaju, sastanak služi kao "okrugli stol" za strane u spornoj situaciji.
Sudionici sastanka informiraju se bilo kojim dostupnim načinom - telefonskim pozivom, e-poštom ili osobnim pozivom. Cjelokupni paket dokumenata mora se unaprijed predati svim sudionicima kako bi imali priliku unaprijed se upoznati s materijalima.
Vođenje sastanka
Na sastanku mora sudjelovati tajnica. Njegov je zadatak sastaviti protokol nakon rasprave. U izradi dokumenta nije bitna doslovna točnost bilježenja rasprave, već refleksija ključnih govora i konkretnih prijedloga.
Kako bi se isključila moguća odstupanja, bolje je snimiti tijek sastanka na diktafon. Svi sudionici moraju biti obaviješteni o početku snimanja.
