Pismo kupcu piše ako je vaša organizacija nemoguće ispuniti obveze prema njemu, ako nije prebacio novac za isporučenu robu i ako ga treba obavijestiti o novom asortimanu.
Upute
Korak 1
Započnite svoje pismo pitajući nekoga koji predstavlja organizaciju kupca. U ovom su dijelu pisma prikladni izrazi pristojnosti poput "Dragi Ivan Andreevič", "Gospodin Remizov". Ako tvrtka klijent nema određenu osobu s kojom su uspostavljeni odnosi, kontaktirajte "Poštovani".
Korak 2
Predstavite se imenu svoje organizacije. Upotrijebite standardne izraze, na primjer, "MontazhSpetsStroy LLC želi vam izraziti naše poštovanje i poželjeti prosperitet vaše organizacije." To će vam omogućiti da orijentirate svog kupca, čitajući glavni tekst, on neće slagati tko je primatelj pisma.
3. korak
Formulirajte razlog pisma. O tome ovisi oblik pisanja i sadržaj poruke. Najčešći razlog pisanja pisama kupcu je neplaćanje isporučene robe ili pruženih usluga. U tom se slučaju pozovite na odgovarajuću klauzulu sporazuma, naznačite da je kupac odgovoran za plaćanje računa u određenom vremenskom okviru. Ako ovo nije vaše prvo pismo o ovoj temi, pozovite se na odgovornost kupca za neizvršenje obveza propisanih u odredbi X ugovora o opskrbi. Imajte na umu da ćete u slučaju neplaćanja računa morati na sud.
4. korak
Ispričajte se kupcu ako je razlog pisanja pisma bila nemogućnost isporuke robe unutar rokova navedenih u ugovoru. Ne pokušavajte objasniti razloge zbog kojih vam nedostaje vrijeme isporuke, kupca to ne zanima, bolje ga je obavijestiti o tome koliko dugo će vaša organizacija moći ispunjavati svoje obveze iz ugovora. Na kraju pisma upotrijebite izraze "Zahvaljujemo na razumijevanju", "Nadamo se daljnjoj suradnji".
Korak 5
Obavijestite kupca o novoj liniji proizvoda koju nudi vaša tvrtka ako vaš partner nije svjestan promijenjenog asortimana. U takvom je dopisu poželjno naznačiti koje popuste će kupac dobiti prilikom sastavljanja novih ugovora o nabavi kao redoviti kupac.
Korak 6
Pretplatite se na kraju pisma. Ostavite svoje kontakt podatke kako bi kupac znao kako kontaktirati vašu organizaciju. Poželite sve najbolje za organizaciju i osobu koja je predstavlja.
