Bez obzira je li prvi kontakt s potencijalnim poslovnim partnerom ostvaren telefonom, postoji li usmeni dogovor, u praksi poslovnog prometa postoji običaj da se početak veze potkrijepi službenim pismom uz ponudu suradnje.
Upute
Korak 1
U prvi dio pisma, koji ne sadrži više od jednog stavka, napišite kakvu tvrtku predstavljate i u njeno ime pozdravite upravu budućeg partnera. Prikladno je koristiti izraze poput "Naša tvrtka želi vašem poslovnom prosperitetu", "u ime te i takve tvrtke izražavamo vam svoje poštovanje". Obavezno navedite ime svoje organizacije. Imajte na umu da u obliku neželjene pošte više tvrtki dolazi s više desetaka pisama s prijedlogom za sklapanje sporazuma, pa bi adresat trebao odmah razumjeti o čijem se prijedlogu raspravlja.
Korak 2
U sljedećem dijelu pisma podsjetite potencijalnog partnera da su vaše tvrtke već imale preliminarne dogovore o određenom ugovoru ili usluzi. Možete upotrijebiti izraze poput "U nastavku naših pregovora …", "Razmotrili smo vaše želje u vezi …". Adresatoru jasno stavite do znanja da ova ponuda suradnje nije stereotipna i osnovna, kao za sve klijente, već je razvijena posebno za ovu tvrtku i uzima u obzir sve značajke ovog određenog posla.
3. korak
U najvećem dijelu ponude navedite koje usluge ili robu nudite, koliki su njihovi troškovi, vrijeme isporuke. Informacije prikazane u tablicama lakše je razumjeti. Ponudite klijentu nekoliko mogućnosti s različitim troškovima, količinom i opsegom pruženih usluga, tako da može odabrati najprikladniju kombinaciju. Istaknite prednosti koje će klijent dobiti sklapanjem sporazuma s vašom organizacijom. Ovdje možete navesti popuste, posebne ponude za redovite partnere, mogućnost sklapanja ugovora o pružanju dodatnih usluga ili opskrbu ostalom robom po izuzetno povoljnim uvjetima.
4. korak
Posljednji dio posvetite željama i riječima na rastanku. Upotrijebite standardne izraze, na primjer, "Nadamo se obostrano korisnoj suradnji …", "Najljepše želje …". Obavezno se pretplatite i ostavite svoje koordinate, tako da u slučaju pozitivne odluke klijent ne traži telefonski broj ili e-adresu na kojoj vas može kontaktirati.
