Komercijalna ponuda, opis usluga i mogućnosti suradnje i dalje su popularan alat za oglašavanje u komunikaciji s potencijalnim partnerima. Suradnja s jednom tvrtkom znači odbijanje za sve ostale - i važno je pravilno napisati pismo kako ne biste izgubili obećavajuće kontakte
Zašto se ponuda odbija?
U pravilu je komercijalna ponuda prva faza pregovora: klijent još nije odlučio s kime će surađivati, dobavljači ili izvođači čekaju njegovu odluku i pokušavaju privući pažnju na sebe. Komercijalne ponude šalju se u desecima - ovo je prilika da se pokažete u najboljem svjetlu, opišete sve svoje mogućnosti i stvorite dobar dojam na potencijalnog partnera. Čim se donese odluka, svi primljeni prijedlozi šalju se u mapu s potencijalnim kontaktima u slučaju da morate promijeniti dobavljača - i u ovoj je situaciji važno pravilno sastaviti odbijenicu, zadržavajući mogućnost ponovljenog kontakt.
Etika odbijanja
U pismu s odbijenicom važno je pokazati poštovanje prema sugovorniku - njegov je prijedlog bio dostojan, proveo je vrijeme raspravljajući o detaljima, iako nije okrunjen sklapanjem sporazuma, i od vas očekuje odluku, čak i negativnu.
Odbijanje se daje na zaglavlju tvrtke u elektroničkom ili papirnatom obliku, ovisno o situaciji. Standardi poslovne komunikacije zahtijevaju da naznačena linija predmeta bude neutralna, bez negativnog - prikladni su izrazi "Odgovor na vaš prijedlog", "O suradnji", "O poslu". Odaberite temu koju je adresat koristio u svom pismu. Neželjeno je koristiti subjekte automatskog odgovora za e-poštu, na primjer, "RE: Komercijalna ponuda", tako da nema osjećaja nepažnje prema adresatu.
U obraćanju sugovorniku za takvu vrstu pisma nema ništa novo - uputno je upotrijebiti ime i prezime, ako ih poznajete, uz dodatak riječi "Dragi". Na kraju žalbe stavlja se uskličnik ili zarez, ovisno o standardima oblikovanja pisama vaše tvrtke. Sljedeći važan element pismenog odbijanja je veza na ponudu koja vam je stigla i na koju zapravo odbijate. Poveznicu je bolje umetnuti na početak pisma, odmah nakon zahtjeva - "Kao odgovor na vaš zahtjev od 06.06.12 …", "Na komercijalnu ponudu od 9. svibnja …".
Nužno je izraziti žaljenje zbog odbijanja. Ako su uz pismo uz komercijalnu ponudu priloženi dokumenti ili informativni materijali, naznačite da ste ih dobili i upoznali se s njima - na primjer, „Hvala na detaljnoj prezentaciji, naši su stručnjaci pročitali pružene informacije, ali, na žalost, mi su prisiljeni odbiti vaše usluge . Ne zaboravite navesti razlog odbijanja ako ste za to ovlašteni - na primjer, ako ponuda ne udovoljava uvjetima natječaja. Izbor povoljnije ponude kao razloga za odbijanje tradicionalno se ne iznosi.
