Tajnik je uredski radnik čija dužnost uključuje primanje telefonskih poziva, znanje rada s računalom, komunikaciju s ljudima, vođenje poslovne evidencije i još mnogo toga. Postoje mnogi mitovi o tajničkoj profesiji - ali što je zapravo dobra tajnica?
Osnovne vještine
Za rad tajnice nije potrebna diploma visokoškolske ustanove - sasvim su dovoljni specijalizirani tečajevi, gdje budući tajnik uči poslovnu komunikaciju i bonton, brzo čitanje, rad u uredu, praktičnu psihologiju, stenografiju i tipkanje. Uz to, tečajevi podučavaju osnove rada u 1C, a također podučavaju i upotrebu mini-ATS-a i uredske opreme. Bez svih ovih vještina, tajnica se ne može smatrati dobrim radnikom.
Također je vrlo važno da dobra tajnica ima suptilnu percepciju psihologije drugih ljudi i bude otporna na različita naprezanja.
Budući da je tajnik poslovna osoba tvrtke, on mora imati ugodan izgled, osjećaj za stil i dobar ukus. Bez sposobnosti lijepog oblačenja, ponašanja u društvu i kompetentnog govora, tajnica neće moći stvoriti dobar dojam među klijentima tvrtke u kojoj radi - stoga imidž tvrtke neće biti na visokom nivou. Zapravo je glavni zadatak dobrog tajnika da efikasno i djelotvorno organizira rad svog šefa i cijelog ureda.
Značajke struke
Mnogi vjeruju da je posao tajnice kuhati kavu, predavati dokumente na potpis i odgovarati na pozive. To je zabluda - dužnosti ove profesije uključuju nadgledanje rada recepcije, vođenje poslovne korespondencije, sudjelovanje u raznim događanjima u uredu i bez grana te komunikaciju s nervoznim klijentima. Uz to, dobra tajnica često služi kao voditelj ureda, pa čak i psiholog koji će moći rashladiti situaciju u timu.
Često se izvršni tajnici nazivaju "sivim kardinalima", jer su u stanju nevidljivo utjecati na rad tvrtke i odluke šefa.
Žene najčešće postaju tajnice, budući da su emocionalno fleksibilnije i izdržljivije. Uz to su osjetljiviji - hvatajući raspoloženje šefa i tim puno pomaže u njihovom radu. Ako je tajnica dovoljno pametna i profesionalna, upravitelj mu se može obratiti za savjet i saslušati ga. Tajnik je taj koji može olakšati šefu posao tako što će dobro organizirati njegovo radno mjesto i na vrijeme dostaviti potrebne informacije. Istodobno, tajnici nemaju rast karijere, budući da je dobar izvršni pomoćnik zlata vrijedan. Međutim, kao rezultat toga, tajnik stječe neprocjenjivo iskustvo i znanje o poslovnim procesima, što mu u budućnosti može pomoći u započinjanju karijere u drugoj profesiji.
