Dokumenti koji ulaze u organizaciju podliježu računovodstvu. Obično je registracija dolaznih pisama zadatak ureda, ali u malim timovima ta je odgovornost često dodijeljena tajniku. Način obrade korespondencije, u pravilu, detaljno je opisan u internim uputama za uredski rad. Ako ga nema, prilikom obrade novih dokumenata trebate se pridržavati određenog redoslijeda radnji.
Potrebno
- - dnevnik registracije dolazne korespondencije;
- - marka "Dolazno pismo".
Upute
Korak 1
Prihvatite i sortirajte dolaznu korespondenciju. Treba otvoriti sva slova, osim onih s posebnom oznakom, na primjer, "Osobno upravitelju" ili "Povjerljivo" itd. Ne žurite baciti omotnicu, prvo provjerite je li adresa za povrat navedena u tekstu. Za registraciju nisu potrebni računovodstveni dokumenti (računi, računi), čestitke, reklamni materijali.
Korak 2
Unesite podatke o primljenim slovima u dnevnik dolazne korespondencije. Može biti elektronički ili tradicionalni (papirnati). Pri popunjavanju elektroničkih obrazaca slijedite preporuke programera programa. Računalni sustavi olakšavaju administrativni rad i pomažu u brzom pronalaženju potrebnih podataka. Međutim, kod njih je važno objedinjavanje, strogo poštivanje pravila za unos podataka, inače se dokument može izgubiti u bazi podataka.
3. korak
Kupite tradicionalni dnevnik u tiskari ili ga sami složite u bilježnicu A4. Glavni zahtjev za to je jednostavnost pretraživanja, jasnoća i točnost punjenja. Pogodno je voditi dnevnik u obliku tablice sa sljedećim stupcima: 1. Datum registracije. Razmotrite dolazna pisma na dan primitka i navečer ih predajte upravitelju na razmatranje, osim ako organizacija nije usvojila drugačiji postupak; Matični broj. Ovaj atribut dokumenta sastoji se od broja predmeta "Dolazni dokumenti" (prema odobrenoj nomenklaturi poslova organizacije) i serijskog broja (s početka kalendarske godine) primljenog pisma. Na primjer, "br. 01-12-273", gdje je 01-12 nomenklaturni broj predmeta, 273 je jedinstveni broj slova. Sva primljena korespondencija registrira se jednom, bez obzira na broj naknadno primljenih primjeraka, uključujući elektroničke; 3. Autor pisma (organizacija, pojedinac), na primjer, "Vstrecha LLC" ili "Regionalna uprava, zamjenik šefa V. S. Sidorov", itd. 4. Predmet dokumenta. Ovaj stupac možete ispuniti informacijama iz naslova pisma ili nakon čitanja ukratko formulirati glavnu ideju. Napišite na takav način da se kasnije lako možete sjetiti o kojem je dokumentu riječ i objasniti ga svojim kolegama. Na primjer, "O sklapanju ugovora o uslugama prijevoza" ili "O pružanju podataka o porezu na dohodak prije 12.12.2011.", Itd.; 5. Izvršitelj. Ispunite polje nakon što ste dobili upraviteljevu vizu. Unesite ime osobe koja će pripremiti odgovor. Ovdje zabilježite datum dospijeća. Istaknite ili podcrtajte datum odgovora na hitno pismo. Bilješke. Ovdje možete napraviti bilješke o ispunjavanju naloga menadžera ili naznačiti prisutnost važnih priloga uz pismo ili označiti broj primjeraka koje zaposlenici imaju na poslu.
4. korak
Popunite tablicu kako vam odgovara. Na primjer, u strahu za sigurnost dokumenata, potvrdite okvir za potpis dobavljača prilikom primanja pisma. Međutim, ne preopterećujte dnevnik i sebe pretjeranim opširnim unosima. Dokument sadrži sve potrebne podatke, obrasci za registraciju samo pomažu u praćenju faze rada na njemu.
Korak 5
Na sva slova stavite poseban pečat koji označava vrstu korespondencije - "Dolazno". Ispis treba biti u donjem desnom kutu prve stranice dokumenta. Pazite da ispis ne preklapa tekst. Ručno unesite serijski broj i datum primitka u redak za ispis.
