Administrator je zaštitno lice hotela, jer s njim klijent komunicira prije svega prilikom prijave, kao i tijekom cijelog boravka. No, ova komunikacija ne završava dužnostima administratora.
Lice hotela
Ostavljanje dobrog dojma na kupce jedan je od glavnih prioriteta administratora. Stoga osoba koja se prijavljuje za ovo radno mjesto mora imati dobru otpornost na stres, jer su klijenti različiti. I s njima morate često komunicirati: administrator upoznaje buduće goste, objašnjava im pravila boravka u hotelu, smješta ih u sobe, daje i prihvaća ključeve soba, odgovara na sva pitanja koja se pojave, a također sluša prigovori. Dobar administrator je i pomalo psiholog, zna sastaviti psihološki portret klijenta i razumjeti kako s njim komunicirati na najučinkovitiji način.
Idealan administrator uvijek je nasmijan, pristojan i beskrajno ljubazan, ali u nekim slučajevima mora biti i uvjerljiv te znati ustrajati na svom - kada je riječ o poštivanju hotelskih pravila. To je također korisno u slučaju nestandardnih ili konfliktnih situacija - administrator će ih morati riješiti.
Ugodan izgled treba kombinirati s ugodnim glasom - administrator će s potencijalnim klijentima morati komunicirati telefonom. Dobro pamćenje i kompetentan govor bit će korisni: za svakog klijenta bit će potrebno ponoviti cijene, prednosti i značajke hotela, pravila boravka.
Ostale odgovornosti
Uz sve to, administrator je odgovoran za korespondenciju hotela i nadzire rad ostalih zaposlenika. Ovdje dobro dođu pažnja i organizacijske vještine, kao i samodisciplina - pogotovo ako je hotel velik.
Znanje računala često se pojavljuje u zahtjevima za kandidate za mjesto administratora - uostalom, sva dokumentacija sada se vodi na računalu, a znanje stranih jezika, posebno kada se radi o velikim hotelima visoke klase u velikim gradovima - stranim ovdje se mogu smjestiti turisti. Engleski je prioritet, ali što više jezika administrator zna, to bolje.
Bilo bi lijepo znati grad: od administratora posjetitelji najčešće pitaju o lokalnim atrakcijama, kulturnim institucijama, traže savjet za slobodne aktivnosti i rutu šetnje. Adrese najbližih poslovnica banaka, mjesta javnog ugostiteljstva uvijek će vam dobro doći. Također će biti korisno imati pri ruci brojeve taksija i ostalih usluga koje će vam možda trebati (restorani za dostavu itd.).
Administrator kalkulira s klijentima, pa su i blagajničke vještine - pažljivost, sposobnost brzog računanja u umu, vrlo korisne.
