Dokumenti su sastavni dio bilo kakvih papira u poduzeću ili organizaciji, bez obzira na to jesu li privatni ili javni. Dokumenti se popunjavaju, sortiraju, šalju, prihvaćaju itd. Ako postoji nekoliko dokumenata, jednostavno je potrebno sastaviti registar - to neće samo pojednostaviti rad službenika i ostalih kategorija radnika (ekonomista, računovođa itd.), Već i zaposlenika drugih organizacija, ako prihvate dokumente koje šaljete.
Upute
Korak 1
Prikupite potrebne dokumente jedne kategorije, odnosno dokumente povezane s jednom vrstom (koji potvrđuju troškove proizvodnje, dokumenti o prihvatu / prodaji itd.). Odvojeno prikupljati administrativnu dokumentaciju: naredbe, uredbe, naredbe. Razvrstajte ih prema autorstvu (naredbe šefa organizacije, naredbe šefova odjela itd.).
Korak 2
Stvorite mape za pohranu već razvrstanih dokumenata i pohranite sve u kronološki redoslijed. Napravite popis svake mape. Dajte im inventarni broj.
3. korak
Stvorite tablicu na temelju dokumenata s odgovarajućim poljima, dijeleći list u stupce i retke. Stupce potpišite prema namjeni dokumenta i njegovoj funkcionalnosti. Istodobno, imajte na umu da registar mora sadržavati sveobuhvatne podatke o dokumentima, tako da iz jednog ili drugog razloga ne morate iznova otvarati sam dokument i proučavati ga iz jednog ili drugog razloga. Tako, na primjer, registar dokumenata koji potvrđuju nastale troškove mora sadržavati sljedeće stupce: broj dokumenta, ime, sadržaj dokumenta, iznos i oznaku na povratku dokumenta.
4. korak
Zauzvrat, registar dokumenata dioničara AD, AD, itd. moraju sadržavati potrebne podatke za identifikaciju svih osoba upisanih u registar, utvrđivanje njihovih prava na dionice, o primanju prihoda od dionica osoba upisanih u registar, prikupljanje podataka o svim vlasnicima dionica, kao i podatke o primanje svih vrsta obavijesti o sastancima i drugim događajima.
Korak 5
Trebali biste biti svjesni da je prilikom sastavljanja registra dokumenata radi vaše udobnosti i brzine pretraživanja u budućnosti potrebno voditi sve evidencije kronološkim redoslijedom.
Korak 6
Samo ako je registar dokumenata pravilno sastavljen, nećete trebati trošiti dodatno vrijeme na pretraživanje, možete brzo i jednostavno pronaći papir koji vam je potreban, poslati traženi zahtjev ili obavijest i jednostavno kvalitetno obaviti svoj posao.
