Tijekom gospodarske aktivnosti čelnici poduzeća zaključuju mnogo različitih ugovora s dobavljačima i kupcima. Da bi mogle pratiti trajanje tih propisa, neke organizacije koriste takozvane registre ugovora. Općenito, pojam "registra" znači određeni dnevnik registracije dolaznih i odlaznih dokumenata. Kako stvoriti takvu bazu podataka?
Upute
Korak 1
Prvo morate odlučiti koje podatke želite vidjeti u registru, odnosno istaknuti najvažnije kriterije za sebe. Nakon toga, u časopisu koji se može raditi i u Excelu i pomoću uobičajene bilježnice (po mogućnosti formata A4), napravite tablicu.
Korak 2
Ako ste se zaustavili na drugoj metodi, prvo sastavite naslovnu stranicu. Na njega napišite detalje o organizaciji, odnosno INN, KPP, OKATO, pravnu adresu i voditelja organizacije. U sredini napišite „Registar ugovora za (navedite razdoblje)“.
3. korak
Dalje, na sljedećem listu napravite tablicu koja se sastoji od šest stupaca. U prvom stupcu navedite broj ugovora sklopljenog s drugom stranom, u drugom - datum regulatornog pravnog dokumenta, a u trećem - datum njegova isteka.
4. korak
Zatim navedite ime druge strane, izvođača i predmet ugovora, na primjer, razvoj računovodstvenih programa. Po želji možete navesti iznos ugovora, postoji li dodatni sporazum i drugi uvjeti. Ugovori se u pravilu unose kronološkim redoslijedom. Nakon završetka razdoblja, preporučljivo je bljeskati, numerirati i potpisati dokument kod šefa organizacije. Nakon toga predajte registar u arhivu.
Korak 5
Također, za sastavljanje registara možete koristiti posebno razvijeni program, koji se naziva "Registar ugovora". Omogućuje vam praćenje plaćanja po ugovorima, datum isteka ovih dokumenata, kao i vođenje evidencije o plaćenim iznosima. Program automatski generira popise koje nakon isteka razdoblja možete ispisati na papir.
Korak 6
Možete se zaustaviti na trećoj metodi, odnosno pomoću programa Excel. Stupci u tablici mogu imati približni sadržaj, kao kad se koristi prva metoda. Na kraju razdoblja ispišite registar i dajte ga glavnom računovođi na potpis.
