Namještaj koji se nalazi u bilanci poduzeća ili organizacije ne može se baciti tek tako. Najprije morate ukloniti namještaj iz ravnoteže, odnosno otpisati ga. A to zahtijeva dobre razloge i pravilno sastavljen paket dokumenata.
Svaki komad namještaja ima inventarni broj. To može biti zasebni broj za stavku velike vrijednosti ili jedan broj za grupu predmeta male vrijednosti. U pravilu se jednom godišnje u poduzeću vrši popis, odnosno provjera raspoloživog namještaja, uspoređujući stvarnu količinu namještaja s deklariranom na popisu zaliha. Popisnu listu osigurava računovođa poduzeća, koja vrši popis.
Prosječni životni vijek modernog namještaja je 5 godina. Nakon tog vremena, namještaj se može otpisati iz bilance tvrtke. Također, namještaj koji je postao neupotrebljiv zbog kršenja uvjeta rada podložan je otpisu. Uz to, namještaj ima jamstveno razdoblje, nakon kojeg se također može otpisati, ako za to postoje dobri razlozi.
Za otpis namještaja, šef poduzeća posebnom naredbom imenuje povjerenstvo. Takvo se povjerenstvo obično imenuje na razdoblje do 1 godine. Ovo povjerenstvo održava sastanak kako bi razmotrilo pitanje razgradnje namještaja. Kao potvrda sastanka komisije sastavlja se protokol. Zapisnik sa sastanka komisije za zbrinjavanje osnovnih sredstava mora sadržavati:
- puni naziv poduzeća;
- predsjednik i sastav povjerenstva;
- dnevni red: otpis financijske imovine;
- popis zaliha poduzeća koje će se otpisati s naznakom inventarnih brojeva, količine;
- rezultati glasovanja: broj glasova za, broj glasova protiv, jednoglasno, itd.;
- odluka komisije.
Svaki od članova povjerenstva mora staviti osobni potpis ispod podataka unesenih u dokument.
Uz zapisnik sa sastanka povjerenstva, paket dokumenata za otpis namještaja uključuje i neispravni akt, akt o otpisu nefinancijske imovine i izvještaj o procjeni.
Akt s nedostatkom također navodi puno ime poduzeća, prezime i inicijale čelnika poduzeća, sastav povjerenstva, naziv dugotrajne imovine predočene za otpis, kao i razloge za otpis isključiti. Takvi razlozi uključuju nedostatke koji su nastali tijekom dugotrajnog rada:
- deformacija metalnog okvira;
- nepovratni učinak korozije na metalne elemente namještaja;
- pucanje, raslojavanje, bubrenje, deformacija drvenih dijelova namještaja;
- izgaranje, propadanje tkanine za presvlake namještaja;
- stvaranje suza, ogrebotina;
- stvaranje ne uklonjivih mrlja na drvenim, metalnim dijelovima namještaja, kao i na tkanini presvlake tapaciranog namještaja;
- udubljenja, filcanje tiskanog materijala;
- iver, ogrebotine, pukotine na radnoj površini;
- gubitak estetskih svojstava;
- propadanje pričvrsnih elemenata, šarki na vratima, nedostaci na zglobovima šiljaka, pucanje drvenih tipli, otpuštanje čvorova, itd.
Također, mora se izraditi akt o procjeni osnovnih sredstava koji odražava podatke o otpadu dobivenom kao rezultat zbrinjavanja koji može donijeti prihod poduzeću. U većini slučajeva to su čips i staro željezo. Aktom je naznačena količina primljenih materijala, njihova cijena i ukupni trošak.
Akt o otpisu nematerijalne imovine koji je sastavljen na standardnom obrascu, naznačuje:
- naziv osnovnih sredstava predstavljenih za otpis,
- inventarni broj,
- godina puštanja u rad,
- broj mjeseci rada,
- broj jedinica dugotrajne imovine,
- knjigovodstvena vrijednost nekretnina, postrojenja i opreme,
- Naziv tvrtke,
- ime financijski odgovorne osobe.
U činu s nedostatkom, u postupku procjene i u otpisu, članovi povjerenstva moraju staviti osobni potpis s prijepisom.
Cjelovit paket dokumenata za otpis namještaja poduzeća, uključujući zapisnik sa sastanka komisije, neispravni akt, akt o procjeni, akt o otpisu nefinancijske imovine koji su potpisali svi članovi povjerenstvo, predsjednik povjerenstva, s pečatom poduzeća dostavlja se računovodstvu poduzeća, gdje se donosi konačna odluka i šalje nepodobnost namještaja uklanja iz bilance poduzeća.
