Sastanci su bitan element poslovnog života. To je alat za praćenje, postavljanje ciljeva upravljanja i provođenje povratnih informacija. Na sastanku se izrađuju izvješća i daju informacije o trenutnom stanju stvari. Njegovi sudionici imaju priliku međusobno se savjetovati i na kraju donijeti odluke potrebne za uspješno izvršavanje dodijeljenih zadataka.
Upute
Korak 1
Definirajte svrhu sastanka. Sudionici se mogu okupiti, na primjer, kako bi izvršili preliminarnu razmjenu mišljenja, poslušali izvješće o stanju stvari, pripremili preporuke za rješavanje bilo kojih problema ili prihvatili ta pitanja. Tema sastanka trebala bi zanimati svakog sudionika sastanka.
Korak 2
Napravite dnevni red sastanka. U njemu navedite popis pitanja koja tijekom njega treba saslušati i raspraviti. Treba raspravljati samo o onim pitanjima koja se ne mogu riješiti u radnom redu. Pošaljite preliminarni dnevni red sastanka svim sudionicima i saslušajte njihove želje i komentare na temu i dnevni red sastanka. Prilagodite dnevni red uzimajući u obzir izražene želje.
3. korak
Odlučite o mjestu, vremenu i načinu sastanka. Odredite govornike i kontakt osobe za svaku točku dnevnog reda. Zamolite izlagače da predaju sažetke unaprijed. Odredite raspored sastanka, navedite vrijeme predviđeno za raspravu o svakom pitanju. Pošaljite konačni dnevni red i dnevni red sastanka svakom sudioniku.
4. korak
Ako je potrebno, pošaljite sudionicima sažetke izvještaja koji će biti predstavljeni na sastanku, nacrte odluka koje treba donijeti, informativne bilješke i analitičke materijale.
Korak 5
Razmotrite pitanje kako najbolje smjestiti sudionike sastanka kako bi se mogućnost konfliktnih situacija svela na najmanju moguću mjeru. Psiholozi su primijetili da češće ljudi koji sjede jedan prema drugome ulaze u sukobe i sporove, rjeđe oni koji sjede jedni pored drugih. Uzmite u obzir ovaj faktor.
Korak 6
Odredite predsjednika koji će moći održati sastanak tako da se sva pitanja riješe na optimalan način i u najkraćem mogućem roku. Da bi to učinio, on mora donijeti konstruktivne odluke svakog sudionika sastanka i učiniti raspravu poslovnom.
Korak 7
Osigurajte strog redoslijed izvršenja programa sastanka i on će biti prilično uspješan, a odluke donesene na njemu bit će učinkovite.
