Suradnja s inozemnim partnerima već je postala norma za ruska poduzeća. Stoga je razmjena izaslanstava, koja je dio radnog procesa, također prilično česta pojava. Ali ako prvi put ugošćujete svoje strane ili ruske partnere u poduzeću, trebali biste uzeti u obzir nekoliko nijansi kako ne bi ometali uspostavljanje poslovnih kontakata i pokvarili dojam sastanka.
Upute
Korak 1
Poziv za sastanak treba poslati što je prije moguće, čak i ako je postignut preliminarni dogovor. Ovo je znak da visoko cijenite vrijeme partnera i poštujete njihovu zauzetost.
Korak 2
Kada se zaprimi potvrda, navedite broj članova delegacije koja dolazi. Bolje je ako dobijete popis gostiju s naznakom položaja i nadziranim uputama. Odaberite sastav svoje delegacije u skladu s ovim popisom, u smislu broja trebao bi biti približno jednak delegaciji gostiju. Razgovarajte s gostima s kojim jezikom više vole komunicirati i pobrinite se za prevoditelja, čak i ako će gosti doći sa svojim prevoditeljem.
3. korak
Saznajte više o području odgovornosti i nadležnosti svakog vašeg gosta. Strani partneri u pravilu su vrlo strogi u održavanju službenog zapovjednog lanca, tako da morate imati jasnu predodžbu o kojim je pitanjima ovaj ili onaj gost ovlašten razgovarati.
4. korak
Pripremite se i dogovorite o popisu pitanja o kojima ćete morati razgovarati. Prikupite sve materijale i dokumente koji bi vam mogli zatrebati. Odlučite koji će dokumenti biti potpisani kao rezultat pregovora i razgovarajte o tome u kojem će se načinu provoditi: trajanje, pauze.
Korak 5
Odaberite udobnu sobu na temelju broja ljudi koji prisustvuju sastanku. Svatko od njih trebao bi imati mjesto na kojem se može udobno smjestiti, jer ćete između stanki morati sjediti nekoliko sati. Obavezno poslužite tijekom sastanka čaj, kavu, kekse, a na stolovima čaše i mineralnu vodu. Ako nikome ne smeta, ne zaboravite staviti pepeljare.
Korak 6
Pitajte svoje goste za pristanak na audio snimanje sastanka, to se ne može učiniti bez dopuštenja. Sjednite goste okrenute prema ulaznim vratima, ova psihološka nijansa omogućit će im da se ne osjećaju pod stresom. Zamolite da vas tijekom pregovora ne omete vanjski telefonski pozivi. Pripremite dnevnike i olovke za goste.
Korak 7
Nemojte prisiljavati goste da vas traže kad dođu na mjesto sastanka. Netko ih mora dočekati u predvorju zgrade i otpratiti ih do sobe u kojoj će se održati pregovori.
