Svakog dana u bilo kojoj organizaciji - u državnoj instituciji, velikom ili malom poduzeću, ili kod pojedinog poduzetnika - postoji potreba za potvrđivanjem činjenica koje zahtijevaju ispis. Najčešće su ove činjenice povezane s novcem ili potvrdom potpisa dužnosnika (njihova autentičnost) na raznim dokumentima. Istodobno, postoje dokumenti na kojima nije potreban otisak pečata.
Svaka pravna osoba mora imati pečat. Ova je norma ugrađena u zakon. LLC, CJSC, OJSC i druge organizacije moraju koristiti okrugli pečat, čiji otisak uključuje puni naziv tvrtke na ruskom jeziku i vezu do mjesta njegovog teritorijalnog smještaja. Naziv tvrtke može se navesti i na stranom jeziku. Otisak pečata pojavljuje se na popisu detalja o dokumentu, u skladu s GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju "(usvojena 03.03.2003). Istodobno, pečat, na primjer, nije uključen u popis obveznih pojedinosti niza primarnih računovodstvenih dokumenata, osim bankovnih listova, novčanih računa, otpremnih dokumenata itd. Ugovor mora biti zapečaćen pečat, ako je to predviđeno samim ugovorom, uvjetom ili ako su na obrascu navedena dva slova "MP" ("Mjesto pečata"). Isto se odnosi i na radnje o završenom poslu (usluge). Korištenje pečata također je predviđeno na punomoći koju organizacija daje zaposleniku (ovo je mjesto navedeno u Građanskom zakoniku Ruske Federacije - klauzula 5 članka 185). Ne postoji zahtjev za pečat u nekim oblicima financijskih izvještaja (odredbe naloga Ministarstva financija Rusije od 22.07.2003. N 67n i od 02.07.2010. N 66n), međutim, prema Naredbama Ministarstva financija Rusije od 15.10.2009. N 104n i od 05.05.2008. N 54n, obrasci poreznih prijava (za PDV, porez na dohodak i drugi) moraju biti zapečaćeni. Obavezna ovjera pečatom organizacije osigurava se za najvažnije kadrovske dokumente: prvu stranicu radne knjižice, putnu svjedodžbu (obrazac br. T-10), akt o prihvaćanju posla prema ugovoru o radu na određeno vrijeme (obrazac br. T-73). U Zakonu o radu Ruske Federacije (čl. 57.) zahtjev za pečatom na ugovoru o radu nije preciziran, ali u praksi se obično stavlja pečat. S obzirom na činjenicu da postoji mnogo dokumenata za koje ne postoji nedvosmislene odluke o prisutnosti ili odsutnosti pečata, organizacija bi trebala razviti vlastiti redoslijed (položaj, upute), u kojem je potrebno registrirati popis dokumenata koji zahtijevaju ovjeru pečata. Njihov približni popis naveden je u Državnom sustavu za upravljanje dokumentacijom - 1988., 1991. Opcije mogu biti sljedeće: - djela (obavljeni radovi, vještačenje, otpis, prihvat predmeta, itd.); - stope potrošnje (na primjer, za plemenite metale); - uzorci otisaka pečata, kao i uzorci potpisa zaposlenika koji su dobili pravo na obavljanje financijskih i gospodarskih operacija; - garancije; - korespondencija s upravom i strukturama razna državna tijela (na primjer, s poreznom službom, izvanproračunskim fondovima, itd. Pečat može biti ne jedan, već nekoliko (nakon što je to dokumentirala) - za svaki zasebni odjel organizacije. Svaki pečat će imati svoju specifičnu svrhu - za propusnice, dokumente ili račune. Pečat na dokumentu mora biti postavljen na mjestu lista na kojem se nalazi oslonac "MP" ("Mjesto pečata"). Ako ga nema, pečat se postavlja tako da se otisak preklapa s dijelom riječi - oznakom položaja osobe koja je potpisala dokument. U tom slučaju, potpis se mora jasno razlikovati, kao i svi podaci iz otiska pečata.
