Svako poduzeće zaključuje ugovore (rad, opskrba, kupnja robe). U pravilu su pohranjeni u arhivima. Radi lakšeg korištenja ovih dokumenata, kao i uklanjanja razloga njihovog gubitka, oni se evidentiraju. Osniva se poseban časopis u koji se bilježe detalji ugovora, dodatni ugovori uz njih, a uspostavlja se i kronologija njihova kretanja.
Nužno je
- - časopis za knjigovodstvo ugovora u papirnatom obliku;
- - softverski proizvod za računovodstvo ugovora;
- - dokumenti tvrtke.
Upute
Korak 1
Ne postoji jedinstveni obrazac za dokument o računovodstvu ugovora. Ali možete ga sami razviti ili kupiti poseban softverski proizvod dizajniran za pohranu podataka o ugovorima. Ali prva je opcija besplatna, zaustavite se ako vam ne trebaju dodatni troškovi.
Korak 2
Na naslovnu stranicu časopisa o računovodstvu ugovora napišite naziv dokumenta. Unesite naziv svoje tvrtke. Ako je tvrtka dovoljno velika, poželjno je imati zaseban časopis za svaku strukturnu jedinicu. U tom slučaju napišite naziv odjela. Unesite datum podnošenja dokumenta, osobne podatke, položaj osobe odgovorne za vođenje dnevnika. U pravilu je riječ o kadrovskom službeniku koji sastavlja ugovore s osobljem, zaposleniku pravnog odjela koji je angažiran u vođenju ugovora s kolegama.
3. korak
Na naslovnu stranicu časopisa o računovodstvu ugovora napišite naziv dokumenta. Unesite naziv svoje tvrtke. Ako je tvrtka dovoljno velika, poželjno je imati zaseban časopis za svaku strukturnu jedinicu. U tom slučaju napišite naziv odjela. Unesite datum podnošenja dokumenta, osobne podatke, položaj osobe odgovorne za vođenje dnevnika. U pravilu je riječ o kadrovskom službeniku koji sastavlja ugovore s osobljem, zaposleniku pravne službe koji je angažiran u vođenju ugovora s kolegama.
4. korak
Napravite osam grafikona pomoću proračunske tablice. Ispis na papir. U prvi stupac časopisa unesite serijski broj ugovora, u drugi - broj dokumenta koji mu je dodijeljen pri zaključenju. U treći i četvrti stupac dnevnika računovodstvenog ugovora napišite datum početka i datum isteka dokumenta. U petom stupcu navedite predmet ugovora. Na primjer, za opskrbu komponentama.
Korak 5
U šesti stupac unesite ime druge strane (dobavljača, kupca), zaposlenika (kada se uzimaju u obzir ugovori o radu s osobljem). U sedmi stupac časopisa upišite u kojoj se mapi nalazi ugovor (u pravilu se mapama dodjeljuje broj u arhivama), naznačite mjesto mape. U osmom stupcu stavite potpis osobe odgovorne za pohranu dokumenata (navodeći njegovo prezime, inicijale). Kada mijenjate zaposlenika, sastavite akt o prijenosu ugovora, dnevnik za njihovo računovodstvo.
Korak 6
Ako vam je nezgodno ručno pratiti ugovore, naručite razvoj softverskog proizvoda ili kupite gotov program. To može koštati nešto novca, ali u elektroničkom obliku takav časopis ima neke prednosti. Na primjer, prilikom registracije ugovora možete odrediti put do dokumenta na računalu.
