Oni dokumenti koji dolaze od određenih entiteta i sadrže sve potrebne detalje prepoznaju se kao službeni. Istodobno, u teoriji prava postoji nekoliko pristupa definiciji službenog dokumenta.
Utvrđivanje znakova službenog dokumenta od velike je važnosti za granu kaznenog prava, jer u Kaznenom zakonu Ruske Federacije postoje krivična djela povezana s tim pojmom. U teoriji kaznenog prava koriste se dva glavna pristupa za dešifriranje pojma "službeni dokument".
Prvi se pristup smatra uskim i povezuje službene dokumente s njihovim izvorima. U skladu s ovom teorijom, samo oni dokumenti koji dolaze od državnih, općinskih tijela mogu biti službeni. U današnje vrijeme popularniji je široki pristup prema kojem službeni dokumenti mogu dolaziti iz javnog, komercijalnog ili čak privatnog sektora, odnosno izvor njihovog porijekla nije bitan.
Pravilna registracija i ovjera
Jedno od glavnih obilježja službenog dokumenta je ispravno izvršenje i ovjera. Ako su određena pravila za obradu dokumenata predviđena regulatornim pravnim aktima, tada službeni dokument mora biti u skladu s njima (na primjer, pravila za ovjeru dokumenata, pravila za izdavanje punomoći).
Ako ne postoje posebna pravila, da bi dokument bio priznat kao službeni, dovoljno je udovoljiti općim uvjetima za njegovu registraciju. Ti zahtjevi obično uključuju uvjet da su prisutni svi potrebni detalji (pečat, potpis, pečat određene vrste, službeni list ili zaglavlje).
Sadržajni znakovi službenog dokumenta
Ispravno izvršavanje i ovjera službene isprave njezin je formalni znak, međutim, u trenutnoj pravosudnoj praksi prisutnost značajnog znaka također se prepoznaje kao obvezni uvjet. Označeni znak je da službeni dokument mora na određeni način utjecati na pravne odnose. Može stvoriti određena prava ili nametnuti određene odgovornosti.
Uz to, neki službeni dokumenti potvrđuju pravne činjenice koje uključuju nastanak određenih posljedica (ovo svojstvo posjeduje većina procesnih dokumenata). Jedinstvo formalnih i materijalnih obilježja, od kojih svako mora biti prisutno u službenom dokumentu, tvori moderno tumačenje ovog pojma u pravnoj teoriji i praksi.
