Mnoge organizacije imaju stroge zahtjeve za organiziranje dokumenata i stvaranje arhiva. Potrebno je osigurati sigurnost slučajeva i izolirati ih od znatiželjnih očiju. Bilo koji službenik u tvrtki mora biti sposoban fleširati datoteke i to mukotrpno i izuzetno precizno.
Potrebno
- - Opis posla
- - Dopisničko šilo ili stroj za uvezivanje knjiga
- - kanap ili jaka nit
- - Igla za šivanje
- - Dopisnica ljepilo
- - Bijeli papir
- - Škare
- - Vladar
- - Olovka
- - brtva (po potrebi vosak za brtvljenje)
Upute
Korak 1
Trebate bljesnuti slučajeve u skladu s opisom posla. U svakom slučaju, ovaj se posao u svim tvrtkama odvija prema općim načelima. Prvo, morate numerirati svaki dokument redom. Ne zaboravite ukloniti sve spajalice, metalne spajalice i sigurnosne igle s papira.
Korak 2
Počnite šivati futrolu kako bi se listovi tada mogli slobodno čitati. Da biste to učinili, napravite četiri okomite rupe s činovničkim šilom u središtu lijeve margine dokumenata. Udaljenost između rupa mora biti najmanje tri centimetra. Prikladno je koristiti poseban stolni stroj za šivanje i uvezivanje A-4 dokumenata. Uz njegovu pomoć neće biti teško stvoriti potrebne mape - može odmah bušiti kroz hrpu papira debljine do 10 cm.
3. korak
Za vezanje dokumenata upotrijebite posebnu iglu za šivanje, kao i kanape ili čvrste najlonske niti. U krajnjem slučaju možete nekoliko puta presaviti obične niti. Dokumenti se obično šivaju dva puta zaredom, tako da su listovi sigurnije pričvršćeni. To je posebno važno ako se slučaj priprema za vječnu arhivu.
4. korak
Ostavite slobodne krajeve na niti ili kanapu oko 6 cm. Morat će ih provući kroz središnju rupu na pogrešnoj strani posljednjeg dokumenta i čvrsto povezati u čvor.
Korak 5
Čvor i krajeve niti zalijepite kružnicom (oko 4 cm u promjeru) ili kvadratom (4 x 5 cm) klerikalnim ljepilom. Lik mora biti izrezan iz gustog bijelog papira.
Korak 6
Postavite brtvu tako da djelomično prekriva papirnatu naljepnicu, a jedan rub prekriva zadnji list spajanog kućišta. Ovo mjesto također možete napuniti brtvenim voskom.
Korak 7
Pričekajte dok se ljepilo potpuno ne osuši. Zatim, izravno ispod pečata, naznačite broj listova u spisu i stavite potpis službene osobe. Dodajte pismo s preporukom i naznačite datum odobrenja. Također se arhiviraju kopije dokumenata s nekoliko listova, dok je potrebno staviti pečat s potpisom, datumom i natpisom "Kopija je točna".
Korak 8
Kofer povežite za privremeno pohranu u meki uvez, a dokumente za trajnu arhivu u tvrdi uvez. Navesti rokove na ušivenom kućištu.
