Važne odluke donesene na sastanku, sastanku ili sastanku trebaju se evidentirati u zapisnik kako bi se mogle izvršiti. Da biste to učinili, prije svega je potrebno pravilno sastaviti protokol, obraćajući veliku pažnju i na oblik i na sadržaj dokumenta. Unatoč nedostatku jednog oblika, ovdje postoje neke posebnosti.
Upute
Korak 1
Pripremite A4 listove papira ili zaglavlje tvrtke (za interne dokumente). To će vas spasiti od ručnog unosa svih podataka (naziv organizacije, adresa itd.). U gornju sredinu lista odmah napišite naziv "Zapisnik", a ispod njega, sitnim tiskom, ukratko opišite suštinu - glavnu temu sastanka. Navedite datum i mjesto događaja. Sada krenite s ispunjavanjem obveznog uvodnog dijela koji se odnosi na popis sudionika sastanka koji su izravno uključeni u donošenje općih odluka.
Korak 2
Na početku napišite prezime, ime, prezime i mjesto vođe (predsjedatelja sastanka). U istom formatu navedite podatke tajnika koji će voditi zapisnik sa sastanka. Nadalje, u odjeljku "Prisustvovali" navedite sve koji su sudjelovali na sastanku (puno ime i prezime, radno mjesto). U slučaju velikog broja sudionika, čiji popis neće stati na stranicu, navedite njihov ukupan broj, prilažući cjelovit popis u zaseban dokument. Ne zaboravite uputiti vezu na njega na kraju protokola u odjeljku "Dodatak". Postavite odjeljak "Dnevni red" kao sljedeći blok u zapisniku. Ovdje, na numeriranom popisu, navedite sva izdanja za ovaj sastanak.
3. korak
Ispunite sadržaj protokola strogo u skladu s redoslijedom navedenim u dnevnom redu. Svaki od odlomaka trebao bi sadržavati tri odjeljka. U prvom od njih ("Slušano") navedite tekstove izvještaja i obavezno navedite imena i inicijale, kao i položaje govornika. U odjeljku „Govornici“, u sličnom formatu, naznačite ostale sudionike sastanka koji su uzeli riječ tijekom rasprave. U sljedećem odjeljku pod naslovom "Odlučeno", nabrojite odluke donesene tijekom rasprave, navedite broj glasova "protiv", "za" ili "suzdržan". Zatim stavite potpise predsjedavajućeg i tajnika sastanka.
