Poslovna korespondencija sastavni je dio mnogih proizvodnih procesa. Značajno mjesto u njemu zauzimaju odgovori na službene apele različitih organizacija, uključujući one koji kontroliraju. Za takva pisma potreban je službeni poslovni stil, sasvim je prihvatljiv, štoviše, poželjni su birokratski okreti. U njima nema mjesta za osjećaje, čak i ako su tvrdnje da je žalba koju ste dobili neprimjerene.
Potrebno
- - Računalo;
- - pristup Internetu ili pisač;
- - dopis tvrtke;
- - pošta, kurir ili osobni posjet uredu adresata (ne u svim slučajevima);
- - tekst pisma na koje odgovarate.
Upute
Korak 1
Koristite zaglavlje za pisanje odgovora. Ne zaboravite pismu dodijeliti odlazni broj, registrirati ga kod tajnice ili u uredu i unijeti datum.
Korak 2
Odgovor uputite osobi čiji se potpis nalazi ispod pisma. Obično predstavlja naslov i prezime s inicijalima. Pokušajte saznati njegovo ime i prezime. Učinite to putem Interneta ili telefonskim pozivom izravno u organizaciju od koje je pismo stiglo. Obično su na dnu službenog pisma prezime izvođača i njegov telefonski broj. Ove će informacije biti korisne za daljnju interakciju ako se ukaže potreba. Međutim, odgovor bi trebao biti usmjeren na ime osobe čiji se potpis nalazi pod žalbom koja vam je stigla. Njegovi su inicijali dovoljni u "zaglavlju" odgovora. Ali pismo mora započeti adresom po imenu i prezimena: "Dragi Ivane Ivanoviču!"
3. korak
Na samom početku odgovora navedite izlazne podatke pisma. Obično službene žalbe sadrže odlazni broj, datum je obvezan. Općenito prihvaćena formulacija prve fraze: "Kao odgovor na vaše pismo (žalba, zahtjev za informacijama, zahtjev, prigovor - ovisno o situaciji) br. Tako i tako od takvog i takvog broja, smatramo potrebnim (opcija - mi može) prijaviti sljedeće."
4. korak
Zatim odgovorite na pitanja koja se nalaze u pismu istim redoslijedom kojim su navedena u njemu.
Korak 5
Ako su, prema vašem mišljenju, bilo kakve tvrdnje ili zahtjevi koje je autor pisma iznio prema vama osobno ili prema vašoj organizaciji nezakoniti, naznačite da ne mogu biti zadovoljeni i objasnite razlog pozivajući se na odredbe važećeg zakonodavstva, koje u mišljenje, proturječiti.
Korak 6
Upotrijebite izraz "Pozdrav" na kraju svog odgovora. To ćete morati učiniti, čak i ako mislite da adresat nije vrijedan poštovanja. Međutim, nije potrebno demonstrirati ovo mišljenje. Ne zaboravite uključiti i svoj naslov, prezime i inicijale. Ako predajete papirnati odgovor, stavite svoj potpis ispod njega.
