Službeno pismo uobičajeni je način informiranja trećih strana putem pošte. Koristi se kada je potrebno imati pisanu potvrdu prijenosa važnih podataka partneru ili kada je nemoguće koristiti druge vrste komunikacije. Ovaj dokument ima mnogo vrsta, ali postoje opća pravila koja se moraju uzeti u obzir prilikom pripreme takvog pisma.
Potrebno
Dopisnica
Upute
Korak 1
Za početak nabavite zaglavlje organizacije posebno dizajnirano za ta pisma. Njegova glavna razlika od standardne zaglavlja je prisutnost poštanskih podataka zajedno s bankovnim podacima. Ako to nije slučaj u vašem poduzeću, pripremite vlastitu verziju. Ovdje postavite logotip i navedite naziv organizacije, bankovne podatke, poštansku adresu, telefone, faks i e-mail za komunikaciju.
Korak 2
U gornjem desnom uglu navedite adresata pisma (naziv tvrtke, poštanska adresa, radno mjesto, puno ime i prezime). Ako je pismo adresirano na nekoliko organizacija, njihove se adrese postavljaju jedna za drugom, ali ne više od četiri zaredom i bez navođenja voditelja. Sada idite izravno na tekst pisma, jer ovaj dokument ne piše svoje ime (za razliku od akata, dopisa itd.). Umjesto toga, možete ukratko navesti predmet pisma, bit vaše žalbe - "o zakašnjelom plaćanju", "o promjeni uvjeta" itd.
3. korak
Tekst pisma trebao bi biti u poslovnom stilu. Iznesite suštinu što je moguće kraće i preciznije kako biste izbjegli zabunu prilikom prenošenja važnih informacija. Jedno pismo treba se baviti jednim pitanjem. Ne pokušavajte riješiti sve probleme između vas i vašeg partnera jednim slovom. Svaka bi se trebala razmatrati zasebno, jer mogu biti različiti izvođači, a osim toga, to može biti važno u slučaju sporova koji zahtijevaju odluku na sudu. U skladu s tim, najbolje je ne prikazivati volumen slova dalje od jedne stranice.
4. korak
Na kraju, navedite sve dodatne dokumente u odjeljku Dodaci. Ostavite mjesto za potpis upravitelja i dešifrirajte njegov potpis u zagradama (prezime, inicijali). Obavezno navedite puno ime izvođača i uredski telefonski broj za komunikaciju. Potpišite izvorni dokument kod svog nadređenog i registrirajte pismo kod sekretara organizacije kao odlazni dokument.
