Bilo koji uredski radnik prije ili kasnije suočen je s potrebom da napiše službeno pismo. Poslovni bonton naglašava da je završetak slova jednako važan kao i početna točka vaše poruke.
Nužno je
točna adresa primatelja, omotnica, kopije dokumenata u prilogu pisma
Upute
Korak 1
Pročitajte što ste napisali prije nego što započnete završni dio pisma. Provjerite ima li u tekstu gramatičkih i pravopisnih pogrešaka, mrlja i netočnosti. Ako vas sadržaj pisma u potpunosti zadovoljava, u zadnjem odlomku još jednom ponovite glavnu tezu svog pisma u sažetom i razumljivom obliku. Dakle, rezimirate svoju poruku, olakšavajući adresatu pripremu i pisanje odgovora.
Korak 2
Ako je uz službeno pismo potrebno priložiti kopije dokumenata, nakon odlomka odmaknite se nekoliko redaka i u stupcu "privitak" naznačite popis dokumenata. Popis mora biti numeriran. Uz pismo priložite fotokopije dokumenata onim redoslijedom kojim su naznačeni na popisu.
3. korak
Završite službeno pismo pristojnim i ispravnim obraćanjem govora, na primjer, poput: "Nadam se plodnoj suradnji." Također, u poslu je uobičajeno da se slova završavaju uz pomoć fraza kao što su "s poštovanjem", "iskreno vaše", "s poštovanjem". Dalje, obavezno stavite svoje inicijale i datum. Ne zaboravite se potpisati pored svog prezimena nakon ispisa teksta.
4. korak
Počnite puniti kovertu. Adresa primatelja napisana je u donjem desnom kutu, adresa pošiljatelja upisana je u gornjem lijevom kutu. Obavezno unesite točan poštanski broj, u tom će slučaju pismo brže stići do adresata.
Korak 5
Bolje je službena pisma slati poštom u obliku preporučenih pisama s potvrdom o primitku. U tom slučaju imat ćete dokaze o primitku pisma od strane adresata.
