U eri računalne tehnologije partneri sve više komuniciraju na daljinu, radije ne gubeći vrijeme na osobne sastanke i pregovore. Stoga ne čudi da radna korespondencija nije od male važnosti u životu modernog menadžera. Održavanje ispravnosti zadatak je svakog uredskog radnika.
Upute
Korak 1
Ako na poslu morate komunicirati s kupcima ili dobavljačima, tada, naravno, često morate pisati službena pisma. To nije tako lako kao što se čini na prvi pogled: poslovno dopisivanje ispunjeno je mnogim zamkama, koje se moraju zaobići kako bi se održala vaša reputacija kompetentnog partnera. Ako nije moguće pohađati tečaj umijeća poslovne korespondencije, slijedite donja pravila.
Korak 2
Službeno pismo mora biti registrirano. Učinite to prije nego što ga počnete sastavljati i stavite broj u predviđeni prostor (obično u gornji lijevi kut, ispod logotipa tvrtke, ako ga postoji). U gornjem desnom kutu navedite adresata. Započnite s naslovom, a zatim unesite prezime (ili prezimena ako je pismo namijenjeno više osoba). Položaji bi trebali biti navedeni u hijerarhijskom redoslijedu, tj. prvo dolazi, na primjer, ravnatelj, zatim njegov zamjenik, pa šefovi službi i odjela.
Pod imenima adresata navedite naslov i ime pošiljatelja. Ne zaboravite: prijedlog "od" u ovom se slučaju ne koristi; ovo je jedna od čestih pogrešaka! Zatim navedite predmet pisma i datum sastavljanja. Predmet pisma trebao bi biti jasan o čemu će govoriti ovaj dokument; iznesite to jasno i jasno.
3. korak
Tekst pisma započinje žalbom. Ako je adresirano na jednu osobu, prijavite se imenom i prezimenom ili, pak, prezimenom: "Dragi gospodine Ivanov." Ni u kojem slučaju ne dopustite upoznavanje pisma, čak i ako ste osobno upoznati s adresatom i s njim ste u vezi "na kratkoj nozi". Imajte na umu da je ovo službeni dokument, mora se pohraniti u arhivu i može se koristiti u radu čak i nekoliko godina kasnije.
Sam tekst pisma mora biti jasan i razumljiv. Nemojte širiti "misli duž stabla", ne ispunjavajte pismo nepotrebnim detaljima, ne navodite dobro poznate činjenice. Ništa nije dosadnije od gubljenja vremena na čitanje dokumenta čije bi se cijelo značenje moglo staviti u 4 rečenice, ali morate pročitati 4 lista. Svoje prijedloge formulirajte kratko i razumljivo, ako su vam potrebna objašnjenja, stavite ih u obliku privitka i priložite uz pismo.
