Postoji takav koncept "poslovnih običaja". Prema ovoj prostranoj definiciji - sve tradicije usvojene u okruženju službenih poslovnih odnosa. Službena prepiska ostaje jedan od glavnih mehanizama poslovne interakcije. Službenici, poslovni ljudi i javne organizacije komuniciraju putem poruka pripremljenih prema općim pravilima.
Razlog za pisanje
Koliko god pripremna faza sastavljanja službene žalbe izgledala dosadno i beznačajno, ne može se zanemariti. Razlog za pripremu dokumenta trebao bi biti jasno formuliran.
Prije sastavljanja službenog pisma, važno je točno odrediti adresata. Nakon utvrđivanja predmeta poruke, potrebno je provjeriti spada li ovo pitanje u opseg adrese primatelja. Ako sumnjate, bolje je ispitati pitanje nadležnosti u propisima i drugim normativnim dokumentima organizacije.
Vrsta zahtjeva
Nakon utvrđivanja teme i adresata, trebali biste razmisliti o vrsti žalbe.
Po potrebi treba napisati službeno pismo:
- Obavijestite adresata. Najčešće se bilteni šalju od primatelja niže razine do primatelja više razine;
- Obratite se adresatu s testom, koji podrazumijeva daljnje radnje s njegove strane. Stoga se okreću ili nadređenoj osobi ili jednakom položaju;
- Dajte zadatak. Ova vrsta adrese prikladna je samo za obraćanje podređenom.
Pojedinci koji kontaktiraju vlasti, poduzeća ili druge strukture najčešće koriste oblik zahtjeva-zahtjeva.
Obrazac službene žalbe
Zbog teških uvjeta službeno-poslovne interakcije oblik žalbi nije niži od sadržaja. Da bi pismo stiglo do adresata i da se ne bi izgubilo u labirintima ureda, mora biti sastavljeno prema svim pravilima.
Organizacije sastavljaju slova na službenim zaglavljima, dodjeljuju odlazni broj i navode datum. Da biste odmah razjasnili žalbena pitanja, važno je navesti puno ime i kontakt podatke dobavljača. Pojavljuju se na zadnjem listu slova u podnožju.
Pojedinci na praznim listovima A4 sastavljaju prijave u strojopisu, a rijetko i u rukopisu.
Za organizacije su u zaglavlju žalbe naznačeni samo položaj i ime adresata, tj. podaci o autoru žalbe i podaci za kontakt navedeni su na službenom obrascu. Pojedinci će zaglavlje morati dopuniti vlastitim podacima, uključujući telefonski broj za kontakt i adresu na koju se mora poslati odgovor.
S lijeve strane naznačeni su detalji pisma, a ispod teksta teme žalbe: "O nagrađivanju", "O pružanju informacija", "O osobnom sastanku" itd.
Stil službene žalbe
Službeni poslovni stil koristi se za sastavljanje službenih pisama. Glavna načela ovog stila su dosljednost, nedvosmislenost i jasnoća izlaganja. U poslovnoj su korespondenciji neprihvatljivi kolokvijalne formulacije, upotreba narodnih riječi, da ne spominjem psovke i psovke. Čak i najnemirljiviji događaji u službenoj prepisci trebaju biti predstavljeni u neutralnom tonu bez ikakve emocionalne boje.
Dobra je praksa slijediti jasnu i logičnu strukturu rečenica i odlomaka. To uvelike pojednostavljuje percepciju informacija od strane čitatelja.
Struktura službene žalbe
Službeno pismo započinje žalbom: ". Slijedi preambula u kojoj treba odgovoriti na pitanje: "Zašto je napisana žalba, u ime koga i iz kojeg razloga." To bi moglo izgledati ovako:
«».
«».
Slijedeći opće do određenog, uvodi se objašnjavajući dio koji odražava specifičnosti. Ako je napisan prigovor - kronološka suština sukoba. U pozivnim pismima dio s objašnjenjima sadrži podatke o mjestu, datumu i vremenu događaja, njegovim organizatorima i obliku sudjelovanja adresata.
Svaka službena žalba završava izravnim uvrštavanjem zahtjeva. Na primjer: ", ", " itd.
