Odlazni dokumenti službena su pisma koja organizacija šalje trećim stranama (dobavljačima, potrošačima, regulatornim tijelima itd.) Ili kolegama iz drugih gradova. Dvoje zaposlenika u pravilu dijele odgovornost za rukovanje ovom prepiskom: sastavljač i službenik. Prvi je odgovoran za pripremu i slaganje teksta. Drugi registrira pismo, šalje original na odredište i pohranjuje kopiju usluge.
Potrebno
- - obrazac tvrtke;
- - računalo na kojem je instaliran uređivač teksta;
- - dnevnik upisa odlazne dokumentacije.
Upute
Korak 1
Ako ste kompajler
Pripremite nacrt dokumenta. Odlazna pisma mogu biti proaktivna i odgovorna. U prvom slučaju započinjete (inicirate) dopisivanje s bilo kojom službenom temom s drugom organizacijom ili određenom osobom. Odgovor mora sadržavati podatke koji odgovaraju primljenom zahtjevu.
Korak 2
Ispišite pismo u dva primjerka na zaglavlju vaše organizacije. Provjerite je li gornji dio dokumenta, takozvano "zaglavlje", pravilno oblikovan. Uz detalje o tvrtki koji se nalaze na obrascu s desne strane, uključuju podatke o adresatu i zaglavlje pisma.
3. korak
U gornji lijevi kut upišite naslov, inicijale i prezime osobe kojoj je dokument namijenjen, adresu organizacije ili pojedinca. Postupak za navođenje podataka trebao bi biti potpuno isti, na primjer:
"Generalnom direktoru LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, ured četrnaest, Saratov, 109235.
4. korak
S desne strane, ispod podataka o vašoj organizaciji, stavite naslov pisma. Trebao bi biti kratak, jasno odražavajući sadržaj teksta. Na primjer: "O obavljanju planirane inspekcije sanitarnog stanja zgrade" ili "O pružanju podataka o kućama kojima je potreban veći popravak."
Korak 5
Započnite glavni tekst obraćajući se primatelju i navodeći razlog zbog kojeg mu se šalje ovo pismo. Na primjer: „Dragi Ivane Ivanoviču! Obavještavamo vas o zakazanom pregledu sanitarnog stanja unajmljene zgrade 14. siječnja 2011”.
Korak 6
Ako postoje prilozi odlaznom dokumentu, navedite ih nakon glavnog teksta, na primjer: „Privitak na 3 stranice. u 1 primjerku. Na samom dnu posljednje stranice teksta trebao bi biti naveden začetnik dokumenta. Autor pisma u pravilu upisuje svoje prezime, inicijale i radni telefon manje od glavnog fonta.
Korak 7
Provjerite pismo s donositeljima odluka u vašoj organizaciji u bilo kojem smjeru. Primjerice, dokumente koji uključuju trošenje sredstava ovjerava računovođa, a odgovore na zahtjev porezne uprave potpisuje odvjetnik. Djelatnici organizacije koji odobravaju pismo stavljaju svoje osobne potpise s prijepisom na drugi primjerak na kraju teksta, ispod mjesta za šefovu vizu. Nakon primanja potrebnih odobrenja, odlazni dokument potpisuje šef organizacije.
Korak 8
Predajte dogovoreni i potpisani dokument službeniku. Ako želite zadržati kopiju, ispišite dodatnu kopiju. Zamolite službenika da na njega stavi odlazni broj.
Korak 9
Ako ste službenik
Prihvatite odlazno pismo od nalogodavca. Provjerite dostupnost i ispravnost glavnih detalja, odobrenja za vize, informacije o tvorcu i potpis upravitelja. Obratite pažnju na prisutnost privitaka pismu.
Korak 10
Zabilježite podatke o dokumentu u zapisnik odlazne pošte. Ako je vaša organizacija prešla na elektroničko upravljanje dokumentima, nastavite u skladu s uputama za održavanje baze podataka. Ne postoje stroga pravila registracije za tradicionalni papirnati dnevnik. Međutim, u praksi se najčešće koristi tablica sa sljedećim stupcima:
- Datum;
- broj odlaznog dokumenta;
- adresat;
- sažetak (naslov);
- začetnik dokumenta;
- Bilješka.
11. korak
Odlazni broj formira se na sljedeći način. Prvo navedite broj liste zaliha mape u kojoj se pohranjuju kopije odlaznih poruka. Zapišite serijski broj određenog slova crticom ili kosom crtom. Dobit ćete: "01-14-256" ili "01-14 / 256", gdje je 01-14 broj predmeta, 256 je broj dokumenta.
Korak 12
Unesite odlazni broj u poseban redak obrasca. Za odgovorno pismo obavezno navedite i broj dolaznog dokumenta s kojim je povezan. Zatvorite prvi primjerak pisma (bez odobrenja za vize) u omotnicu i pošaljite ga primatelju. Pošaljite kopiju dokumenta u odgovarajuću mapu datoteka.
