Za sastavljanje ispravnog izvješća potrebno je jasno definirati svrhu izvještaja i njegov oblik. Izvješće se sastavlja u nekoliko faza, što vam omogućuje da pravilno istaknete ključne točke.
Potrebno
Pregled izvještaja, svrha izvješća
Upute
Korak 1
Ovom procesu morate pristupiti odgovorno, posebno obraćajući pažnju na svrhu izvješća. Da bi izvještaj bio pravilno sastavljen, prije svega potrebno je odgovoriti na pitanje: "Zašto se izvješće sastavlja". Samo u ovom slučaju uzet ćete u obzir sve "zamke". Na ovo pitanje može biti više odgovora. Neki od njih su: • Izvještaj treba informirati ili objasniti;
• Izvještaj je pripremljen radi preporuke;
• Izvještaj treba motivirati ili nagovoriti;
• Izvještaj može nastaviti raspravu ili ojačati prethodnu poruku / raspravu;
• Izvještaj može biti dio upute.
Korak 2
Vrsta poslovnog izvješća Odlučite koju vrstu poslovnog izvješća trebate u ovom konkretnom slučaju. Izvješće o poslovanju može se podnijeti: • pismeno i usmeno;
• Formalno i neformalno;
• U tradicionalnom obliku i u izvornom obliku;
• U obrascu od jedne stranice i u više tomova, osim toga, izvještaj se može pripremiti u vlastitom aranžmanu ili ga mogu izraditi vanjski savjetnici.
3. korak
Sastav izvješća Naslovna stranica. Ovdje je naznačen naslov izvještaja, puno ime i položaj osobe kojoj je izvještaj namijenjen, puno ime i mjesto osobe koja je pripremila izvještaj. U ovom dijelu navedite svrhu izvještaja ili prirodu problema na koji se naišlo. Ako namjeravate sastaviti dugotrajno izvješće, uvod može sadržavati obris izvješća. U ovom dijelu izvješća navedite sve informacije bitne za svrhu izvješća ili problem koji treba obuhvatiti. U završnom dijelu izvješća potrebno je naznačiti zaključke donesene na temelju primljenih informacija.
4. korak
Oblikovanje izvješća Pri formatiranju izvješća morate se koristiti raznim sredstvima. Odvojite odlomke razmacima kako biste čitanje dokumenta učinili mnogo lakšim. Veličina i vrsta fonta. Odaberite font koji je optimalan za čitanje. Podnaslovi se mogu odabrati promjenom veličine fonta. Kurziv, podebljano, podcrtano i posebni znakovi ističu ključne točke u izvješću. Razbijanje teksta po stranicama omogućuje vam usmjeravanje pažnje čitatelja na važne točke.
