Prije ili kasnije svaki se zaposlenik suoči s pitanjem: kako pravilno sastaviti izvještaj o svom radu. Svako izvješće važan je alat za zaposlenika i menadžera, uz pomoć ove formalizirane vrste komunikacije, menadžer dobiva potrebne informacije koje treba za analizu i procjenu aktivnosti zaposlenika.
Upute
Korak 1
Prije svega, potrebno je utvrditi koju vrstu izvještaja treba sastaviti: jednokratnu ili radnu. Jednokratna izvješća obično se izrađuju na temelju rezultata određenih aktivnosti, a radnici vam omogućuju povremenu analizu posla koji obavlja zaposlenik (obujam i rezultat).
Periodična izvješća mogu biti: dnevna (mogu se koristiti za praćenje važnih kratkoročnih projekata ili tijekom probnog rada zaposlenika), tjedna (najčešća), mjesečna, tromjesečna i gotova (ova vrsta izvješća sadrži veliku količinu analitičkih podataka a obično se pruža višem rukovodstvu).
Korak 2
Pa kako pravilno napisati izvještaj o poslu?
Prvo, trebate odlučiti o vremenu izrade izvještaja i planirati u svom radnom rasporedu vrijeme za njegovu pripremu. To može biti malo vremena svaki dan ili određeno vrijeme određeno za sastavljanje cijelog izvještaja odjednom, najvažnije je ne odgađati do krajnjeg roka.
3. korak
Prije svega, odlučite o krajnjim ciljevima svog rada. Sadržaj izvještaja trebao bi biti informativan, jasan i po mogućnosti sažet. Ne zaboravite na "pravilo sedam", koje kaže da je naša svijest u stanju učinkovito asimilirati 7 elemenata u isto vrijeme (+/- 2). Sukladno tome, poželjno je istaknuti upravo ovaj broj točaka ili odjeljaka u izvješću.
4. korak
Važno je biti u mogućnosti usredotočiti se na rezultate svojih aktivnosti, opisujući koji su zadaci završeni, a ne samo navesti radnje izvršene u određenom razdoblju.
Korak 5
Za veću jasnoću dajte svoj odgovor tablicama, slikama i dijagramima.
Korak 6
Situacija je pojednostavljena ako je vaša tvrtka već razvila obrasce izvještaja (obrasci, tablice koje se moraju popuniti davanjem vaših komentara)
Korak 7
Nije važno samo ono što ste napisali u izvješću, već i kako ste ga poslali. Ovdje biste se trebali sjetiti zlatnog pravila: dnevna izvješća šalju se na kraju radnog dana, a ne sljedećeg jutra. Tjedno - petak navečer, a ne ponedjeljak ujutro.
Korak 8
Još jedan savjet: prije nego što pošaljete izvještaj, pročitajte ga ponovno, pokušajte to učiniti očima svoje uprave. Koja pitanja imate? Možda je potrebno nešto dodati ili, naprotiv, što više pojednostaviti informacije.
