Pravila poslovnog bontona zahtijevaju da se ne ostavljaju neodgovorena pisma primljena od kolega i partnera. Posebna uloga u službenoj korespondenciji pripada potvrdi. Ovim se dokumentom utvrđuju preliminarni dogovori, činjenice primanja i prenošenja bilo kakvih informacija, želja za sudjelovanjem u određenom događaju itd. Postoje dobro utvrđene ključne fraze za svaku vrstu potvrdnog pisma.
Upute
Korak 1
Pripremite standardni obrazac A4 za pisanje potvrdnog pisma. U gornjem lijevom kutu obavezno stavite podatke o svojoj organizaciji: puno ime i prezime, pravnu adresu s poštanskim brojem, brojeve za kontakt, primarni državni registarski broj (OGRN) i druge podatke. U gornjem desnom kutu navedite podatke o primatelju: ime organizacije primatelja, položaj, prezime i inicijale osobe kojoj se šalje pismo s potvrdom, punu poštansku adresu.
Korak 2
Formulirajte naslov svoje e-pošte. To će olakšati primatelju da ga identificira i olakšati organiziranje u arhivi vaše organizacije. Naslov bi trebao biti kratak i informativan, na primjer: „Po primitku ugovora o opskrbi od LLC„ NNN “ili„ O potvrdi pohađanja seminara 02.02.2002 “. Upišite naslov s lijeve strane ispod detalja o svojoj organizaciji.
3. korak
Odstupite 2-3 retka od zaglavlja i upišite poruku primatelju. Upotrijebite standardni oblik službenog obraćanja poslovnim partnerima: "Dragi Ivane Ivanoviču!" ili "Dragi gospodine Ivanov!"
4. korak
U glavnom dijelu potvrdnog pisma ukratko opišite činjenicu da je vaša organizacija primila sve dokumente, robu i usluge od adresata. Tekst bi trebao biti lakonski i ne bi trebao prelaziti 1-2 rečenice: "AAA LLC potvrđuje primitak 2 (dvije) kopije ugovora o opskrbi od 12.02.2011. Br. 34".
Korak 5
Ako pismo potvrđuje prethodno postignute dogovore, trebate ukratko opisati njihovu suštinu. Na primjer, odvijao se razgovor između generalnih direktora poduzeća, u kojem su izrazili namjeru za uzajamno korisnu suradnju, postignutu tijekom pregovora 29. siječnja 2010. godine. Molimo pošaljite dokumente potrebne za sklapanje sporazuma."
Korak 6
Završite potvrdno pismo frazom u kojoj se izražava zahvalnost i nada u dugoročnu suradnju. Ako je potrebno, možete zatražiti i dodatne informacije ili dokumente na kraju pisma: "Potvrđujemo svoje sudjelovanje na seminaru o ekološkim problemima 23. svibnja 2008. Pošaljite upitnik sudionika na našu adresu."
Korak 7
Ispišite pismo u dva primjerka i potpišite se s šefom organizacije. Jednu ćete kopiju primatelju poslati poštom, a drugu - stavite u vlastitu arhivu na čuvanje.
