Neke tvrtke imaju dokumentaciju desetljećima. Da se važni papiri ne bi naborali ili izgubili, potrebno ih je spremiti u mape od tvrdog kartona ili plastike. Dajte svakom ugovoru zaseban broj za identifikaciju.
Upute
Korak 1
Da biste olakšali pronalazak željenog ugovora, vodite knjigu evidencija. Dajte dokumentu broj i unesite ga u ovaj dnevnik. Pored broja, unesite i datum ugovora. Unos u časopisu trebao bi izgledati ovako: 1. Ugovor br. 123TP od 22.02.2011. U bilješkama možete naznačiti bit ugovora kada to zahtijeva korporativni stil dokumentacije.
Korak 2
Ako je u tvrtki nekoliko pravnih osoba, za svaku izradite zasebnu knjigu ugovora. Upotrijebite uobičajene simbole u svom zapisu. Na primjer, zapišite ugovore Masha and Bears OJSC kao 123MM. I označite vrijednosne papire iz ZAO "Tri praščića" s 123TP. Dodijelite brojeve kako biste izbjegli zabunu.
3. korak
Kad sporazum prođe sva odobrenja, koja su potpisali generalni direktori obje strane, stavljeni su pečati, može se podnijeti u mapu. Odaberite mape s tvrdim koricama - one će osigurati sigurnost dokumenata. Svaka pravna osoba treba svoju mapu.
4. korak
Prije plahti. Uzmite rupu i izbušite nove rupe. Stavite dokument u mapu i učvrstite ga posebnim antenama. Odvojite jedan ugovor od drugog praznim listom A4.
Korak 5
Ugovore možete podnijeti i na drugi način. To će zahtijevati prozirne datoteke. Stavite svaki dokument u zasebnu datoteku i prikvačite ga u mapu.
Korak 6
Ne spremajte previše ugovora u jednu mapu - mogu se naborati. Mapa bi se trebala lako zatvoriti, pojedinačni listovi ne bi smjeli viriti.
Korak 7
Za spremanje mapa s ugovorima, imajte zasebnu policu u ormaru. Na mapu upišite godinu i pravnu osobu koja posjeduje dokumente. To će vam omogućiti da brzo pronađete prave papire ako je potrebno.
Korak 8
Nije potrebno stalno držati mape s ugovorima od prije tri godine. Složite ih u kartonske kutije, potpisujući godinu i pravnu osobu za koju se izdaju dokumenti. Pošaljite kutije u skladište. Odaberite suho mjesto za skladištenje. Vlaga je štetna za papir.
