Analitička bilješka posebna je vrsta servisne dokumentacije. Njegov je glavni cilj skrenuti pažnju upravitelja na određeni problem. Sadrži prijedloge za prevladavanje krizne situacije, navodi glavne pravce i faze djelovanja. Bilješku o politici ne treba miješati s analitičkim izvještajem. Prva ocrtava izglede za razvoj događaja, druga ocjenjuje rezultate poduzetih mjera. Svaka organizacija ima svoje zahtjeve za pripremu internih dokumenata. Međutim, svaka analitička bilješka sadrži dijelove kao što su uvod, glavni dio, zaključak, dodaci.
Upute
Korak 1
Uvod
U ovom dijelu uputstva trebali biste ukazati na važnost problema s kojim kontaktirate svog menadžera. Jasno navedite razloge svoje zabrinutosti, procijenite štetu koju je organizacija primila. Navedite izvore informacija i metode analize koje ste koristili. Odredite rokove za rješavanje problema.
Na primjer, recimo da ste voditelj prostora za oglašavanje časopisa. Tijekom posljednja tri mjeseca, količina prodanih oglašavanja postupno se smanjuje, iako vaši zaposlenici marljivo rade. Razumijete koji je razlog, ali ne možete sami riješiti situaciju.
U uvodu analitičke bilješke napišite da ste utvrdili pad prodaje, proveli analizu situacije (provjerili planove i izvještaje odjela, razgovarali sa svakim zaposlenikom, organizirali interni sastanak), razradili konkretne ideje koje podnosite upravitelju na odobrenje.
Korak 2
Glavni dio
Ovdje trebate razmotriti sve aspekte problema što je detaljnije moguće i za svaki od njih predložiti rješenje.
Istaknite pododjeljke u tekstu brojem rečenica, vodeći ih kratko, ali jasno. U svakoj prvo navedite negativnu stranu, a zatim stvarnu suštinu promjena, kao i procijenjene materijalno-tehničke troškove i raspodjelu odgovornosti među zaposlenicima.
Poredajte rečenice prema opadajućem redoslijedu važnosti ili kronološkim redoslijedom.
Dajte što više detalja. To će vam pokazati visok stupanj vlasništva nad situacijom i razradu problema. Navedite argumente i potporne izračune. Ovdje se možete pozvati i na pozitivno iskustvo poznato na ovom području.
Da biste povećali objektivnost analitičke bilješke, pružite podatke (informacije, informacije) dobivene od drugih strukturnih odjela organizacije.
U gore navedenom primjeru, glavni dio Sažetka politika može sadržavati prijedlog za novu temu, "Kućanski uređaji". Za ovu će se kategoriju naći oglašivači dulje vrijeme. Planirano je uključivanje internih novinara u stvaranje reklamnih i informativnih tekstova.
Također se može dati prijedlog za dodjelu službenog automobila zaposlenicima odjela za posjećivanje udaljenih ureda klijenata, što će smanjiti gubitak radnog vremena i putne troškove. Ovu tezu treba potvrditi izračunima dobivenim u računovodstvu.
3. korak
Zaključak
Navedite glavne nalaze za svaki pododjeljak glavnog dijela. Međutim, pokušajte izbjeći izravno ponavljanje glavnog teksta. Istodobno, pripazite da se rečenice koje nisu naznačene u glavnom dijelu ne iznenada pojave u tekstu zaključka.
Budite jezgroviti, ali uvjerljivi. Jedan zaključak ne može proturječiti drugom. I svi bi trebali biti logični i sadržavati pozitivnu prognozu za blisku budućnost.
Završni dio već razmatranog primjera sadržavat će zaključak o utjecaju nove kategorije na povećanje prodaje oglašavanja. Podaci o predviđanjima mogu izgledati ovako: planira se privući 5 oglašivača na razdoblje od 6 mjeseci s proračunom od 50 tisuća rubalja.
4. korak
Prijave
Dodatni materijali prikupljeni u posebnom odjeljku povećat će pouzdanost vaših izjava, ilustriraju pružene informacije. U aplikaciju možete smjestiti tablice, grafikone, dijagrame i drugi vizualni materijal.
