Kada kontaktira neke vlasti i institucije, osoba mora potvrditi svoj radni odnos, posebno kopiju radne knjižice koja mora biti ovjerena u skladu s tim. Potrebno je prilikom podnošenja zahtjeva za zajam, primanja subvencija za komunalne račune, podnošenja dokumenata skrbničkom vijeću za posvojenje djeteta. Da biste bili sigurni da će dokument biti prihvaćen, potrebno je pravno ovjeriti kopiju radne knjižice ispravno.
Osoba koja ima pravo ovjeriti presliku radne knjižice
Prema utvrđenim regulatornim aktima, presliku radne isprave ovjerava osoba odgovorna za kadrovske isprave. U velikim tvrtkama ovo je odjel za ljudske resurse ili HR služba. U malim poduzećima koja nemaju zaposlenike, njihove funkcije obavlja računovođa. Direktor tvrtke također može ovjeriti kopiju radne knjižice.
Kako pravilno ovjeriti kopiju radne knjižice
Potrebno je do 3 dana da se izda primjerak radne knjižice i preda zaposleniku. Ako su vam potrebne potpune informacije o radnom stažu i radnim mjestima zaposlenika, preporučuje se ovjera preslike radne knjižice kako slijedi:
- napraviti kopije svih listova rada, na kojima postoje zapisi, počevši od naslovne stranice s naznakom osobnih podataka i završavajući listom koji sadrži podatke o posljednjem mjestu rada;
- na svim listovima, osim na posljednjem, kadrovski radnik ili rukovoditelj napiše "kopija je točna", stavlja trenutni datum i pečat, naznačuje položaj i znakove, pečat i tekst trebaju se djelomično nalaziti na izravnoj kopiji dokument i djelomično na prazan dio lista;
- kopija posljednje stranice radne knjižice sastavljena je na isti način, dodana je samo fraza "Trenutno se radi".
Ako je potrebno dati selektivne podatke o određenom mjestu rada, tada poslodavac izdaje izvod iz radnog odnosa, koji je ujedno i pravni dokument. U tu svrhu izrađuju se kopije naslovne stranice i stranica koje sadrže potrebne unose, a koje su ovjerene na isti način kao i radna knjižica.
Koji god podaci o stažu ili mjestu rada nisu potrebni, oni moraju biti ovjereni od strane poslodavca ili njegovog predstavnika, koji trenutno zapošljava zaposlenika i ima radnu knjižicu.
Da biste ovjerili kopiju radnog dokumenta, a ovaj je dokument bio pravno obvezujući, potrebno je svako širenje knjige staviti na list formata A4.
Kopija radne knjižice: rok valjanosti
Primjerak radne knjižice vrijedi mjesec dana nakon izdavanja, pod uvjetom da u dokument nisu uneseni novi unosi. Ako je zaposlenik dao otkaz ili promijenio profesiju, tada kopija dozvole za rad postaje nevaljana.
Kopiju svoje radne knjižice možete ovjeriti u javnobilježničkom uredu. Tada će imati rok valjanosti bez ograničenja, ali prije unošenja novih podataka u dokument.
