Priprema javnih nefinancijskih izvještaja relativno je novi trend u socijalno orijentiranom ruskom poslovanju. Javno izvješće tvrtke nema nikakve veze sa sustavom internog izvještavanja i bitno se razlikuje od računovodstvene analize, stoga postupak pripreme dokumenta ima svoja bitna obilježja.
Transparentnost poslovnih podataka
Javna izvješća došla su domaćem poslovanju sa Zapada, gdje su se desetljećima koristila kao mehanizam za stvaranje transparentnosti informacija u aktivnostima organizacija. U Sjedinjenim Državama i Europi, u pravilu, sve velike tvrtke godišnje objavljuju izvješća o održivom razvoju u kojima pružaju informacije o socijalnoj komponenti svog rada i mjerama zaštite okoliša.
Takva izvješća najčešće pripremaju ne-rudarska, industrijska i proizvodna poduzeća s velikog tržišnog segmenta. U dokumentima oni, zajedno s godišnjim količinama proizvodnje, bilježe kakve su koristi donijeli društvu. Stoga se javna izvješća uglavnom sastoje od rezultata dobrotvornih aktivnosti organizacije, poštivanja zakona o okolišu, sudjelovanja u razvoju civilnog društva i potpore socijalnim inicijativama.
Trend posljednjih godina ukazuje na porast interesa srednjeg, pa i malog poduzetništva za pripremu javnih izvješća, što ukazuje na korisnost ovog mehanizma za postizanje korporativnih ciljeva. Mali sudionici na tržištu razvili su razumijevanje da informacije o sponzorstvu sportskih klubova i pokroviteljstvu nad umjetničkom školom, čak i uz niske financijske troškove, sigurno moraju postati javne.
Glavni primatelji javnih izvješća su:
- širok spektar javnosti - potrošači usluga i dobara, stanovništvo regije u kojoj tvrtka posluje;
- poslovni partneri - osnivači tvrtke, članovi uprave, predstavnici korisničke službe, izvođači, pa čak i konkurentske organizacije;
- masovni mediji;
- zaposlenici tvrtke.
Javno izvješće dokument je prilagođen širokom krugu dionika koji utječe na stil pisanja, grafički dizajn i izbor podataka za podnošenje.
Izbor informacija
U tijeku je prikupljanje podataka za javno izvještavanje. Najbolja opcija je dodijeliti zasebnu jedinicu osoblja koja će obavljati ovaj posao. U ovom slučaju dužnosti zaposlenika trebaju uključivati sustavno prikupljanje podataka iz svih strukturnih odjela poduzeća prema provjerenim kriterijima.
Takvi informativni blokovi trebali bi sadržavati sve informacije o provedbi socijalnih projekata, i to: sastanci s državnim službenicima, potrošačima, rad na apelima građana, dobrotvorne akcije itd.
Kao što se često primjećuje u metodološkim materijalima za pripremu izvješća, sam postupak prikupljanja informacija tjera tvrtke na potrebu povećanja dobrotvorne potpore, stvaranja novih socijalnih projekata, najave bespovratnih sredstava itd.
Velika poduzeća u pravilu ne izmišljaju vlastite „recepte“za pripremu javnih izvješća, već koriste GOST ISO 26000 „Smjernice za društvenu odgovornost“, koji grupira sve temeljne ciljeve izrade javnih dokumenata.
Podnošenje informacija
Važan kriterij za visokokvalitetno javno izvješće je dostupnost percepcije za širok krug ljudi. Takvi bi dokumenti trebali biti razumljivi gotovo svakoj zainteresiranoj osobi, služiti kao pouzdan izvor informacija i ne zahtijevati dodatne zahtjeve tvrtki za pojašnjenja.
Javna izvješća često imaju velik broj grafikona, grafikona i tablica, što pojednostavljuje prikaz podataka. Fotografije su također važan dio kvalitetnog javnog izvještaja.
Praksa pokazuje da bi izgled javnog izvještaja trebao gravitirati brošuri, a ne dokumentarnoj prezentaciji. Javno izvješće najčešće ima horizontalni format.
Struktura dokumenta uključuje naslovnu stranicu, sadržaj, uvod koji može zamijeniti pozdravni govor voditelja organizacije, glavni dio, zaključak i terminološki rječnik. Abecedni indeks također će olakšati navigaciju dokumentom, ali zbog duljine može se izostaviti.
Distribucija javnog izvještaja
Tiskano javno izvješće namijenjeno je slanju ključnim adresatima - osnivačima, kao i poslovnim partnerima. U elektroničkom obliku, javno izvješće objavljuje se na službenim web stranicama i šalje predstavnicima medija.
Za informiranje zaposlenika u organizaciji, odjelima organizacije šalje se elektronička verzija javnog izvješća.
