Većina organizacija dokumente čuva desetljećima. Da biste spriječili da se vaši vrijednosni papiri izgube ili naboraju, stavite ih u mape od plastike ili lesonita. Prije nego što to učinite, svakom ugovoru dodijelite vlastiti broj. Tako ćete ga lakše pronaći kad je potrebno.
Upute
Korak 1
Da biste lako pronašli pravi ugovor, napravite knjigovodstvenu knjigu. Uzmi debelu bilježnicu u kvadratu. Broj prvog lista. Dajte osiguranju broj i zapišite ga u ovaj dnevnik. Broj se može sastojati samo od brojeva, na primjer 345. Ili ima slova - 123-ID. Uz njega unesite datum zaključenja ugovora. Redak u časopisu trebao bi izgledati ovako: 1. Ugovor br. 345-Id od 23.03.2011. U bilješkama navedite suštinu transakcije, ako to zahtijeva korporativni stil dokumentacije.
Korak 2
Kada je u organizaciji više pravnih osoba, pripremite vlastiti dnevnik ugovora za svaku. Za označavanje koristite uobičajene simbole. Na primjer, dokumente LLC "Three Bears" zapišite kao 456-TM. I označite ugovore iz OJSC "Vuk i Crvenkapa" 876-VKSH. Brojevi bi trebali ići u bilježnice redom kako ne bi bilo zabune.
3. korak
Čak i ako je svaki odjel tvrtke angažiran na izvršenju i odobravanju dokumenata, trebala bi postojati jedna knjiga računovodstva ugovora. U suprotnom, ponovit će se brojevi dokumenata, što će unijeti nesklad u aktivnosti tvrtke. Naložite tajniku ili upravitelju ureda da vodi ovaj dnevnik. Nemojte davati zaposlenicima pečat ili potpis na izvršnom direktoru dok mu nije dodijeljen identifikacijski broj.
