Što je učinkovitost? Tada se uložite najmanje truda i postignete najviše rezultata. Mnogi ljudi misle da upravljanje vremenom može poboljšati učinkovitost, ali za mnoge se to pokazalo neprihvatljivim jer je u suprotnosti s njihovom prirodom.
Prava je učinkovitost kada se stvari rade "usput", bez ogromnog napora i stresa, lako i sa zadovoljstvom. Tada se osoba ne zamori za jedan dan, ne potroši ogromna sredstva da se oporavi od teškog dana na poslu.
Naravno, trebala bi postojati neka napetost, inače će jednostavno biti nezanimljiva. Ali to ne bi trebalo izgledati kao nasilje nad samim sobom - to je ugodna napetost, kao pred teškim, ali zanimljivim zadatkom.
Kako postići takav stav prema procesu?
- Podijelite svoje poslove na one koji su vama zanimljivi, odnosno oni koji donose značajne rezultate i na rutinu.
- Postavite si pitanje o rutini: "Što mi je od toga zaista zanimljivo - što je važno za rezultat?", "Što mogu učiniti da se to dogodi automatski, bez mog sudjelovanja?" Kada postavljate pitanja, nalazite odgovore i rješenja, a pola rutine nestaje. To znači da ima više vremena za važne stvari. Rutinske zadatke u pravilu treba automatizirati ili delegirati ili shvatiti da neki procesi jednostavno nisu potrebni.
- Utvrdite koje su vještine potrebne za rješavanje važnih problema i napumpajte te vještine.
U pravilu se nakon toga učinkovitost značajno povećava.
Međutim, nije se tako lako riješiti rutine, jer, prvo, ljudski mozak protestira protiv novog, i drugo, rutina je odavno postala navika. A navika se, kao što znate, prilično teško riješiti.
- Bez čega je nemoguće?
- Što dobivam ovom akcijom?
Kad se odgovore dobiju, možete vidjeti dvije točke: da te radnje uopće nisu potrebne ili da se ti rezultati mogu dobiti puno brže i lakše, ali na druge načine.
U početku to neće biti lako učiniti - bit će na razini šoka. Ali ako svladate ovaj šok, onda postaje jasno da je to vrijedilo.
Što vas još sprječava da budete učinkoviti?
Višezadaćnost. Ako osoba ima puno zadataka, dobije nešto poput omamljenosti i prestaje uopće išta raditi. Ili potreban posao zamjenjuje ublažavanjem stresa: odlazi pušiti, piti kavu, telefonirati, otvarati društvene mreže itd. Odnosno, radi ono što je beskorisno - ono što ne rješava problem.
Svaka osoba u životu ima najmanje dvadeset aspekata života koji uzrokuju takvu omamljenost i koje odgađa za sutra, prekosutra itd.
Kako se nositi s ovom omamljenošću?
Morate ga naučiti prepoznati u sebi i stvoriti strategiju za rad s njim. To je kako slijedi:
Analizirajte postojeću situaciju i saznajte što nedostaje kako biste se iz nje izvukli:
- kakvo znanje;
- koji resurs;
- koje informacije;
- kakvo iskustvo.
Otkrijte gdje ga možete pronaći i pronađite ga. Nakon toga dolazi do jasnoće i olakšanja, zadaci počinju izgledati ne tako teški, a situacija nije tako beznadna jer se pojavilo njezino rješenje.
