Izvještaji koje moramo pisati na poslu su različiti. Po učestalosti mogu biti tjedni, mjesečni, tromjesečni i godišnji. Prva su dva najprikladnija za operativnu kontrolu, upravljanje i analizu. Tromjesečna izvješća daju analizu aktivnosti odjela ili tvrtke i predstavljaju rezultate za tekuće tromjesečje. Godišnja izvješća obično se pripremaju za viši menadžment i sadrže cjelovite analitičke izračune za sve vrste aktivnosti poduzeća. Kako napisati operativno izvješće o radu?
Upute
Korak 1
Ako je izvješće učestalo tjedno ili mjesečno, svakako zakažite njegovo pisanje i uzmite ga u obzir u svom rasporedu rada. Oni koji ne vole pisati izvještaje, jednostavno ih ne planiraju pisati, pa za to uvijek nemaju dovoljno vremena. Najbolje je neprekidno pisati svoj izvještaj, označavati izvršene zadatke i djela i unositi ih u poseban dnevnik. Ako svakodnevno posvećujete 5 minuta, izvještaj za tjedan neće trebati biti duži od 10 minuta.
Korak 2
Neka vaše mjesečno ili tjedno izvješće o radu bude kratko i jasno. Navedite konkretne slučajeve i konkretne brojeve koji karakteriziraju vašu produktivnost rada. Ako je značajno smanjen u usporedbi s prethodnim razdobljem, u svom izvješću navedite objektivne razloge regresije i zamolite vlasti da to komentiraju kako bi skrenuli pozornost na problem čije rješenje ovisi ne samo o vama. Ovo će biti vrsta "slamke" koju na vrijeme stavite u krevet.
3. korak
Ne pišite više izvještaja od stranice. Ako imate malo vremena da to napišete, tada uprava također nema vremena čitati poduže radove osobe koja nije u stanju koncentrirati svoje misli i ukratko predstaviti rezultat svog rada. Jednostavno riskirate da vas podcijene, jer šef nema dovoljno snage čitati o svim vašim radnim podvizima koje ste jedva uspjeli postići u radnom tjednu ili mjesecu.
4. korak
Struktura prezentacije informacija trebala bi biti ujednačena u cijelom dokumentu. Razmislite o tome, možda će biti prikladnije sastaviti takvo izvještavanje u tabličnom obliku.
