Poduzeće bilo kojeg oblika vlasništva ima vlastiti tijek rada u obliku skupa papira različitih vrsta, sistematiziranih prema određenom principu. Memorandum zahtijeva posebnu pozornost prilikom izrade nacrta.
Što je dopis
Poslovni papir u obliku dopisa informativne je i preporučljive naravi. Dostavlja se neposrednom pretpostavljenom ili šefu organizacije. Dopis se može sastaviti prema uputama uprave i na inicijativu zaposlenika.
Dokument se sastoji od određenih činjenica u vezi s određenim pitanjem. U većini slučajeva dopis je subjektivno mišljenje zaposlenika koje se iznosi u pisanom obliku. Ponekad je, u svjetlu događaja koji se događaju u poduzeću, izuzetno važno da menadžer zna mišljenja podređenih kako bi prilagodio svoje daljnje postupke. Zaposlenici su dužni samostalno sastaviti detaljan odgovor, nadopunjen vlastitim idejama i preporukama.
Što se tiče predmeta izvještaja, on može biti različit: od jednokratnog pružanja informacija do periodičnog izvještavanja. Za razliku od objašnjenja i napomena o uslugama, dopis se može koristiti u poduzeću ili igrati ulogu izvještajnog dokumenta za više tijelo.
Razlog sastavljanja dokumenta
Dopis se sastavlja kao rezultat procesa izvan kontrole, koji može naštetiti poduzeću. Tada zaposlenik može na sličan način skrenuti pažnju svim nadređenim na sve informacije. Primjerice, to može biti višestruko izostajanje s posla odgovorne osobe ili nepoštivanje ispunjenja planiranih ciljeva, što naravno može negativno utjecati na uspješnost cijelog poduzeća. Općenito, dokument treba da postane signal za promjenu unutarnje politike koju vodstvo trenutno provodi.
Kako pravilno sastaviti dopis
Obično se dokument sastoji od nekoliko dijelova. Prvo, potrebno je jasno formulirati razlog koji je bio razlog pisanja dopisa. U njemu se ocrtava specifična situacija i navode činjenice. Tada se prilično lucidno preporučuje da izrazite svoje mišljenje o onome što se događa. Istodobno je potrebno analizirati situaciju sa svih strana i ponuditi vlastito rješenje problema.
Sve informacije trebale bi biti predstavljene dovoljno sažeto, pridržavajući se teme onoga što se dogodilo. Iskrivljavanje stvarnosti i izražavanje nagađanja koja nisu potkrijepljena bazom dokaza neprihvatljivi su.
Dokument se postavlja na list formata A4 s obveznom naznakom u gornjem lijevom kutu naziva jedinice. U gornjem desnom dijelu trebali biste staviti podatke o adresatu bilješke. Nešto ispod, s crvene crte, velikim su slovima ispisani naziv dokumenta i njegov broj, kao i mjesto sastavljanja.
Zatim se podaci daju u prilično besplatnom obliku, što potkrepljuje potpis zaposlenika koji je pripremio dokument.
Prije slanja dopisa preporučuje se pažljivo provjeriti stvarnost svih gore navedenih okolnosti.
