Prateći dokumenti sastavljaju se kako bi se potvrdila otprema broja dokumenata, robe i drugih materijalnih vrijednosti koji su u njima naznačeni. Također, popratni dokumenti koji se odnose na prijevoz robe mogu sadržavati i druge podatke.
Predajno pismo
Preneseni službeni dokumenti gotovo su uvijek popraćeni popratnim pismom. Sadrži podatke o pošiljatelju, primatelju, opis dokumenata i materijala koje treba poslati. Također je poželjno napomenuti koliko se listova sastoji od poslanog dokumenta. Popratno pismo sastavljeno je kao zaseban dokument na dva lista, od kojih jedan ostaje pošiljatelju. U organizacijama su odlazni broj i datum utisnuti na naslovna slova. Te su mjere potrebne kako bi se osiguralo da primatelj prima sve dokumente u potpunoj sigurnosti. To je u određenoj mjeri i osiguranje pošiljatelja.
Popratni dokumenti za prijevoz robe
Pri obavljanju prijevoza otpremni dokumenti služe kao popratni dokumenti, kao i pisani ugovor o prijevozu. Oni su predstavljeni u obliku željezničkog tovarnog lista za željeznički prijevoz, tovarnog lista za zračni prijevoz, tovarnog lista za cestovni prijevoz i teretnice za pomorski prijevoz.
U putni list se unose potrebne informacije o teretu (njegovo ime, količina, način određivanja težine itd.), Pošiljatelj, primatelj, udaljenost prijevoza i njegova vrijednost. Glavni je prijevozni dokument i određuje odnos pošiljatelja, prijevoznika i primatelja.
Teretnica je ujedno i osiguranje kojim se potvrđuje pravo njezinog imatelja da raspolaže teretom navedenim u teretnici i primi teret nakon prijevoza. Na temelju otpremne isprave prijevoznik sastavlja teretnicu, u kojoj pošiljatelj navodi ime pošiljatelja i primatelja, potrebne podatke o otpremljenom teretu, količinu prijevoza (tereta). Za netočnost podataka i sve posljedice povezane s tim, pošiljatelj tereta odgovoran je prijevozniku.
Teretnica potvrđuje prihvaćanje robe za prijevoz i prati je tijekom cijele rute. Nadalje, zajedno s robom, prijevoznik prenosi primatelju.
Teretnica se za sve vrste prijevoza, osim za željeznicu, sastavlja u tri ili više primjeraka tako da svaka stranka ima primjerak teretnice u slučaju sporova.
Pošiljatelj tereta mora prijevozniku, uz teretnicu, dostaviti i sve dokumente potrebne za sanitarna, carinska, karantenska i druga pravila.
