Uredski rad važan je dio aktivnosti bilo kojeg poduzeća, što vam omogućuje vođenje evidencije svih administrativnih i poslovnih dokumenata. Zaposlenik ili cijela jedinica čiji zadaci uključuju i uredski rad postoje u svakom poduzeću, bez obzira na oblik vlasništva. Kompetentno izveden uredski posao jamstvo je dobro koordiniranog rada cijelog poduzeća i njegova brza reakcija na promjene u poslovnim i tržišnim uvjetima.
Čemu služi uredski posao?
Prije ili kasnije, nakon početka aktivnosti, svako poduzeće suočava se s potrebom organiziranja rada s dokumentima, koji su osnovni alat upravljanja, budući da se uz njihovu pomoć provodi prijenos smjernica i prenose odluke o upravljanju određenom izvođaču. Sustav uredskog rada u poduzeću osmišljen je tako da osigura standardizaciju i ujednačenost dokumentacije, organizira njezino računovodstvo i pohranu kako bi se olakšao rad s poslovnim dokumentima. Funkcije sustava uredskog rada uključuju:
- kompetentna organizacija tijeka rada, osiguravajući brzi prijenos dokumenata najkraćim putem s minimalnom potrošnjom vremena, omogućujući vam da pravovremeno kontrolirate prolazak bilo kojeg dokumenta i njegovo izvršenje;
- automatizirani sustav za registraciju i knjiženje sve dolazne, odlazne i interne dokumentacije;
- arhiviranje dokumenata, što omogućuje njihovu sistematizaciju prema formalnim kriterijima i oblikovanje u slučajeve;
- stvaranje nomenklature predmeta - sustav kodeksa prema popisima zaglavlja predmeta, olakšavajući njihovu sistematizaciju i određujući razdoblja čuvanja arhiva utvrđenih zakonskim ili industrijskim propisima.
Ako su sve ove funkcije rada s protokom dokumenata u poduzeću implementirane, možemo reći da je sustav uredskog rada ispravljen i radi prema potrebi.
Organizacijski i pravni aspekti
Bilo koji dokument koji sadrži podatke o poduzeću smatra se poslovnim dokumentom i, prema tome, za njega se utvrđuju pravne posljedice, tj. ovaj se dokument već može iznijeti na sudu pri rješavanju nastalih sukoba i proturječnosti. Stoga bi se obavljanje uredskih poslova trebalo provoditi na temelju regulatornih dokumenata - posebno razvijenih uputa, provjerenih od pravne službe i odobrenih od strane čelnika poduzeća. Ova uputa nije samo priručnik, već i dokument koji je obvezan za izvršenje, tako da se sve zainteresirane osobe moraju upoznati s njim protiv potpisa.
Oblici dokumenata, u skladu s kojima poduzeće obavlja svoje aktivnosti, moraju biti standardizirani. Sastav pojedinosti koji moraju biti navedeni na obrascima određuje se u skladu s GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentarni sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju . Isti standard također utvrđuje zahtjeve za izradu poslovne i administrativne dokumentacije.
