Ispravno čuvanje dokumentacije izbjeći će probleme s pronalaženjem pravih ugovora. Nakon što provedete malo vremena podnoseći vrijednosne papire, bit ćete sigurni da će vam oni uvijek biti pri ruci sigurni i zdravi.
Upute
Korak 1
Da biste lako pronašli potreban dokument, napravite knjigovodstvenu knjigu. Dajte ugovoru broj i unesite ga u ovu bilježnicu. Uz serijski broj, zapišite datum zaključenja ugovora. Redak u časopisu trebao bi izgledati ovako: 1. Ugovor br. 987DL od 23.03.2010. Uz to, u bilješkama navedite suštinu ugovora, ako to zahtijeva korporativni stil arhiviranja.
Korak 2
Stvorite za svaku pravnu osobu, ako ih ima nekoliko u organizaciji, vlastiti registar dokumenata. Označite ih uobičajenim simbolima. Na primjer, unesite ugovore LLC "Funny Pictures" kao 987VK. A ugovori iz OJSC "Murzilka" označavaju 987M. Brojeve dodijelite strogo kako biste izbjegli zabunu.
3. korak
Arhivirajte ugovor u mapu tek nakon što je prošao sve faze odobrenja, potpisali su ga generalni direktori obje strane i stavili sve pečate. Odaberite veziva u tvrdom povezu da biste zaštitili svoje dokumente. Stvorite zasebnu mapu za svaku pravnu osobu.
4. korak
Da biste umetnuli ugovor u vezivo, pažljivo uklonite spajalicu koja povezuje listove. Probušite nove rupe bušilicom. Umetnite dokument u mapu i učvrstite ga metalnim viticama. Odvojite jedan ugovor od drugog praznim listom A4.
Korak 5
Postoji još jedan način za arhiviranje dokumenata. Kupite skup prozirnih datoteka. Svaki ugovor stavite u zasebnu koricu i osigurajte ga u mapi.
Korak 6
Ne umetajte previše ugovora u jednu mapu - listovi se mogu naborati. Vezivo bi se trebalo lako zatvoriti kako papir ne bi provirivao.
7. korak
Odvojite zasebnu policu na nosaču za spremanje mapa s dokumentima. Na kraju fascikla navedite godinu i pravnu osobu za koju su sastavljeni ugovori. Na taj način možete brzo pronaći ugovore koji su vam potrebni.
Korak 8
Ne treba čuvati mape s dokumentima sklopljenim prije tri do četiri godine. Stavite ih u uske kartonske kutije, potpisujući godinu i pravnu osobu koja je vlasnik ugovora. Pošaljite pakete u skladište. Pronađite suho skladište. Vlaga može ubiti vrijednosne papire.
