Svi dokumenti organizacije moraju biti pravilno pohranjeni. Jasan sustav omogućuje vam trenutno pronalaženje pravog papira. Neke vrste dokumenata imaju vlastita pravila pohrane, na primjer za narudžbe.
Potrebno
mape, kutije, papir, računalo
Upute
Korak 1
Stvorite dnevnik narudžbi u kojem će se evidentirati sve narudžbe za organizaciju. Časopis mora biti nužno vezan i numeriran, što isključuje poštapalice ili brisanje stranica.
Korak 2
Časopis mora sadržavati određene stupce. Približni sadržaj stupaca može biti sljedeći: stupac u kojem je redom naznačen broj unosa, stupac s datumom naloga, stupac sa sažetkom naloga, stupac s brojem naloga, stupac u kojem zaposlenik ostavlja trag pri upoznavanju s ovom narudžbom. Uz to se može dodati stupac koji pokazuje mjesto narudžbe (mape ili okvira).
3. korak
Sve naloge treba razvrstati u mape: naloge za prijem i otpuštanje zaposlenika (nalozi za osoblje), naloge koji odražavaju poticaje zaposlenika, slanje na službena putovanja i odmore, naloge koji odražavaju glavne aktivnosti organizacije. Ako narudžbe imaju izvrsna razdoblja čuvanja, za njih se stvaraju zasebne mape.
4. korak
Sustav za pohranu naloga mora biti jasan, sistematiziran i osigurati kontinuitet brojeva dodijeljenih narudžbama. To posebno vrijedi kada se narudžba povuče zbog posla. Preporučuje se da napravite fotokopiju zaplijenjenog naloga kako biste izbjegli zabunu.
Korak 5
Sve narudžbe moraju biti otisnute na zaglavlju organizacije. U ovom slučaju pečat na narudžbi nije potreban. Ako je narudžba otisnuta na običnom listu papira, tada na njoj mora biti pečat organizacije.
Korak 6
Ako je poduzeće usvojilo elektronički sustav za pohranu narudžbi, on mora biti ujednačen u cijeloj organizaciji. Zaposlenici koji imaju pravo staviti svoj potpis na ove dokumente moraju imati pristup elektroničkim narudžbama. U ovom je slučaju vrlo prikladno koristiti EDS (elektronički digitalni potpis). Preporučuje se ispis dnevnika narudžbi u svakom slučaju.
