Dnevni red je kostur sastanka ili sastanka. U njemu su postavljene glavne teme za raspravu i glavna područja rasprave. Utvrđuje redoslijed sastanka, usmjerava pažnju sudionika na profesionalni razgovor, ne dopušta da se rasprava razvije u kaotičnu razmjenu mišljenja.
Upute
Korak 1
Počnite pripremati dnevni red čim uprava odluči o datumu i temi sastanka. Vruće za petama, bit će vam lakše formulirati njegove poante. Uz to, imat ćete dovoljno vremena da ispravite prvu opciju ako upravitelj želi izmijeniti.
Korak 2
Istaknite glavne i sporedne aspekte teme sastanka. Ne preopterećujte dnevni red malim pitanjima koja se mogu rješavati rutinski. Najbolja opcija je uključiti 1-2 značajne točke, za raspravu za koje je zainteresiran veći dio tima, i ostaviti vrijeme za brzo rješavanje manje važnih pitanja, uključujući ona koja su se pojavila tijekom sastanka.
3. korak
Formulirajte točke dnevnog reda. Izbjegavajte dvosmislene ili dvosmislene rečenice. Neka točke na vašem dnevnom redu budu što preciznije. Nakon što ih pročita, sudionik sastanka trebao bi lako razumjeti suštinu problema i svrhu njegove rasprave. Ako imate poteškoća, potražite pomoć od stručnjaka koji će održati glavni govor o ovoj temi.
4. korak
Svaka stavka treba započeti prijedlogom "about" ili "about": "Na inicijativu prodajnog odjela da se održi dan čišćenja" ili "O preraspodjeli funkcija između marketinškog odjela i tiskovne službe" itd. Ako se bilo koji regulatorni dokument iznese na raspravu, klauzula može zvučati kako slijedi: "O odobravanju Povelje poduzeća" ili "O izmjenama i dopunama opisa poslova osoblja tajništva", itd. Za informativna pitanja koja ne zahtijevaju raspravu, navedite odgovarajuće objašnjenje u zagradama ili odvojeno dvotočkom. Na primjer, "O perspektivnim područjima izdavanja knjiga: Izvještaj zamjenika generalnog direktora o službenom putu na seminar."
Korak 5
Strukturirajte svoj dnevni red. U praksi postoje dva načina za postavljanje pitanja: od najvažnijih do manje važnih i od manjih do značajnih. Svaka opcija ima svoje pozitivne aspekte. U prvom se slučaju glavna pitanja razmatraju na početku sastanka. Zaposlenici su aktivniji, umor ih još ne utječe. No rasprava o prvom pitanju može se odužiti, neće biti vremena za rješavanje manjih, ali važnih problema. Ako sastanak započne s manje važnim točkama, zaposlenici se postupno uključuju u ritam i dok se objavi glavno pitanje, oni su u potpunosti spremni za konstruktivan dijalog.
Korak 6
Ispišite dnevni red u skladu s administrativnim zahtjevima vaše organizacije. Uz stvarna pitanja za raspravu, navedite datum, vrijeme, mjesto sastanka, glavne govornike, sudionike i pozvane stručnjake. Odobri dokument kod šefa organizacije. Izvorni dnevni red priložit ćete kasnije zapisniku sa sastanka. Na temelju odobrenog dnevnog reda, pripremite bilten ili najave za zaposlenike.
