Okupljeni radnik uvijek će biti cijenjen više od onoga koji se uvijek žuri, ali ne može ni s čim ući u korak. Dovoljno je teško naučiti kako pravilno rasporediti vlastito vrijeme. Ovaj zadatak zahtijeva osobnu disciplinu i sposobnost da se učini ono što je potrebno, a ne ono što se želi. Međutim, pozitivan učinak prikupljanja mnogo je veći nego što bi se moglo činiti na prvi pogled.
Bez obzira na prirodu rada, u pravilu se svi zadaci zaposlenika dijele na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne. Neposredni zadaci zahtijevaju dovršenje u roku od nekoliko sati i do jednog radnog dana. Duži planovi protežu se tjednima, a dugoročni razvoj ciljevi su mjesečne, tromjesečne i godišnje učestalosti.
Najbolji način za brzi prijelaz na planirani raspored rada je sastavljanje popisa ciljeva dijeleći ih po hitnosti. Najbolja opcija za stvaranje takvog registra je redovita tablica. Svakodnevno se moraju ažurirati zadaci iz prvog stupca, u koje se unose hitne stvari. Tijekom dana potrebno je odrediti tri razdoblja za proučavanje tablice tako da niti jedan od zadataka, bez obzira na razdoblje njegove provedbe, ne padne iz vida. Treba imati na umu da će se zadaci koji obećavaju od značaja za razdoblje od godine dana prije ili kasnije premjestiti u prvi stupac, pa je stoga potrebno pripremiti se za njihovu provedbu.
Planiranje uvelike ovisi o samodisciplini. U prvoj polovici dana zabilježen je najveći porast produktivnosti. Posebno je važno odvojiti vrijeme od 10 sati ujutro do ručka. U ovo vremensko razdoblje potrebno je uključiti slučajeve koji se smatraju najtežim ili najneugodnijim. Takve zadatke ne biste trebali odgađati za poslijepodne; bolje je ovo vrijeme posvetiti najprijatnijim ciljevima. Važno je da zadaci izvršeni tijekom radnog dana pripadaju svim kategorijama učestalosti - hitnim, srednjoročnim i dugoročnim.
Često se dogodi da brzi i nepredvidivi tijek rada dovodi do potrebe za prilagodbom procesa rada tijekom dana. To ne biste trebali izbjegavati, trebali biste biti u mogućnosti racionalno zamijeniti zadatke jedni s drugima. Usput, ako su na dnevnom redu važni poslovi, koji moraju biti dovršeni prije kraja dana, a proizvodna potreba prisiljava vas da prisustvujete višesatnom sastanku, tada treba uložiti sve napore da odbijete sudjelovanje u događaju. Naravno, sastanci kao oblik interakcije s timom izuzetno su važni, ali posao koji zahtijeva trenutno izvršavanje trebao bi biti na prvom mjestu.
Još jedna važna točka za znalce vlastitog vremena - da biste uvijek imali vremena za sve, morate što manje pažnje posvetiti stvarima koje doslovno "kradu" dragocjene minute. To može biti apstraktni razgovor sa zaposlenicima ili pretjerana uslužnost u odnosu na kolege koji neprestano traže neku vrstu pomoći. Stručnjak koji zna planirati svoje vrijeme posebno cijeni svaku radnu minutu i zna da osobna reputacija i postignuća tvrtke ovise o učinkovitosti njegovih aktivnosti.
